スカウトメール成功のコツは？開封率・返信率を向上させる方法を解説

スカウトは優秀な人材に対して企業が直接アプローチできる手法ですが、スカウトでの採用を取り入れる企業が増加し、費用対効果が思うように良くない企業も多いのではないでしょうか？

・スカウトの開封率・返信率が悪く、改善策がわからない
・スカウト内容が同じになってしまい、会社の魅力が伝わっていないと感じる
・スカウトの返信は来るが、面談や面接の設定には至っていない
のようにお困りのご担当者様へ、スカウトから採用成功に繋げるためのコツをご紹介いたします。

本記事では、スカウトメールの作成のコツを以下の3つに分割し、解説します。
・開封率を向上させるコツ
・返信率を向上させるコツ
・面談、面接設定率を向上させるコツ

スカウトメールとは？

スカウトメールとは、スカウトを行う際に送信するメッセージのことを指し、企業の人事担当者や転職エージェントが求職者に直接送信するメールが該当します。

スカウトメールは「特定のターゲットに向けてシステムで自動配信されるメール」と「個別の求職者に向けて企業の人事担当者がパーソナライズしたメール」の大きく2つに分けることができ、それぞれ本文内容や役割が異なり、媒体や求人内容、送信対象者によって使い分けることで、効果を発揮します。

スカウトが利用される背景

従来の求人型の採用方法や人材紹介型の採用方法では「採用したい人材が応募してこない」や「他社からすでに内定をもらっている人材ばかり」などという悩みを抱える企業が多くありました。

実際に令和６年度４月の有効求人倍率は1.26倍となっており、求人の数が、求職者数を上回っており、競合他社の求人に自社の求人が埋もれてしまう、競合他社に獲られてしまうなどが発生し易い状況です。

そこで、スカウト型採用を活用することで、企業側から求職者に直接メッセージを送ることで、自社に適した人材や他社がまだ興味を持っていない人材にアプローチを掛けることが可能になります。

特にハイエンドな人材（社会の課題解決、価値創造を推進する高いレベルの専門性と能力を持った人材）やエンジニアのスペシャリストが非常に人材不足です。このような人材を獲得するためにも能動的な採用活動を行えるスカウトが非常に重要になります。

再度確認するべき、スカウト５つのポイント

ここでは、現在スカウトを行っている企業で改めて確認すべきポイントを５つ紹介します。
スカウトを行う際に把握すべき基本的なポイントを掲載しているので、是非ご一読ください。

スカウト型採用を自社に導入すべきか

最も根本的な項目として、スカウト型採用を行うべきかについて確認しましょう。

既に述べたようにスカウトでの採用は、求人倍率が高い職種の人材を採用する場合に効果的に働きます。ハイエンドな人材やエンジニア、デザイナーなどの人材の母数が少ない職種で、小規模の採用する場合に活用するようにしましょう。

求人倍率が低い人材の採用の場合や大規模採用の場合には、求人広告での採用を行う方が費用対効果が高くなり、一方のスカウト型では、費用が高額になる恐れがあります。

加えて、スカウトメールを作成する場合には、個別にパーソナライズする必要があるため、通常より多くの工数が求められます。そのため、採用業務に十分なリソースを割り当てられない企業もスカウトに向いていません。

採用したい人材と自社の状況を鑑みて「スカウト型採用があっているのか？」というポイントを確認しましょう。

自社にスカウトが適しているか判断が難しい場合や、採用活動に課題を抱えている場合には採用代行（RPO）会社に相談することも解決の糸口になるでしょう。

■採用代行（RPO）について詳しく知りたい方は下記の記事を参考にしてください。
【5分で分かる】採用代行とは？費用、メリデメ、委託可能な業務を解説
https://uloqo.net/blog/rpo/

ターゲットが明確になっているか

既に述べた「スカウト型採用を行うべきか」というポイントと少し重複しますが、採用のターゲット層や人物像が固まっていない場合には、スカウトを行うべきではありません。

スカウトでは、個別にメッセージを作成し、求職者が興味を持てる内容にすることが重要なため、ターゲット人材の解像度を上げることが必須になります。

具体的には以下の点で明確にしましょう。
・年齢
・スキル
・経歴
・資格
・勤務条件
・志向性
・年収

上記の7点に加えて、採用媒体ごとに独自の絞り込み機能やユーザー状況が特定可能なため、媒体に合わせて明確にしましょう。

ここまでを総括して、採用ターゲットのペルソナを決められるとより効率良く採用活動が行えるでしょう。
■採用ペルソナについては下記の記事を参考にしてください。
採用ペルソナの作り方とは？項目や作成のコツ、フレームワークを解説
https://uloqo.net/blog/persona/

スカウト媒体ごとの特徴を把握しているか

SNSの媒体によって利用者層が異なるように、スカウト媒体によって利用者層、登録者数が異なります。そのため、採用のターゲットによって採用媒体を変更する必要があります。

また、媒体によって返信率なども異なるため、媒体ごとにKPIの設定を変える必要があるため注意しましょう。

代用的なスカウト媒体の特徴を表にまとめると以下のようになります。

※平均開封率・返信率に関しては職種、年代によって偏りがあります。

この他にも様々なスカウト媒体が存在するため、それぞれの特徴を把握し、自社に最適な媒体を活用することで、無駄な工数を省くことができ、費用対効果を高められます。

KPIを正しく設定し、運用できているか

スカウト型採用を開始する際には、KPI（重要業績評価指数）を設定しましょう。1つの求人に対して何件スカウトを送れば採用可能かについて、平均開封率・返信率を参考に数値目標を設定することが必須になります。

使用する媒体ごとに平均開封率・返信率が変動するため、それぞれにKPIを設定し、開始直後は媒体の傾向を掴むこととKPIの妥当性を探るようにしましょう。

KPIを設定する例としては以下が挙げられます。
・スカウト配信数
・スカウト開封率
・スカウト返信数と返信率
・面談や選考への遷移数と遷移率
ある程度KPIが定まったら、目標達成に向けスカウトを行いましょう。

2週間程度スカウトを行った後に、KPIと実態の乖離具合を検証する必要があります。すでにあるKPIに対して、現在の採用状況や、担当者のリソースにあわせてKPIを見直すことが重要です。

スカウト数を担保するだけでは、採用結果には結びつきづらいです。それぞれ求人や媒体の傾向を掴み、求職者に興味を持たれる内容にし、スカウトの質を向上させるためにも、リソースの割り振りを再検討する必要があるでしょう。

スカウト文面振り返りシートを作成しているか

スカウト文面を送信する場合には、その内容ついて記録しておくことで、その後のスカウトの成果を高めることに繋がります。

個別に送信する場合に記録を取ることは、工数も増大するため困難ですが、特定のターゲット層にスカウトを一斉送信する場合には、多数のデータが得られるため、振り返り効果が高まるでしょう。

また、スカウトでA/Bテストを行い、開封率や返信率を基にスカウトの件名や文面を改善していくことが可能です。

このようにスカウト文面の振り返りは非常に重要です。実際に振り返りにシートに記載すべき内容の例を下記に示しますので、参考にしてください。

・スカウトタイトル
・スカウト文章
・その文章を配信開始した日付
・スカウト文章を変更した理由
・変更することで得られる効果の予測
・前回の変更の実績

求人毎によって異なる採用ターゲット毎に興味を持つ文面の方向性は異なるため、高速でPDCAを回し、スカウトを行うことが重要です。

メール開封率を高めるコツ

ここまでで、スカウトを行う前に確認するべきポイントは抑えられたため、スカウト送信時のコツについて解説します。
まずは、メールの開封率を高めるコツについて解説していきます。

スカウトメールの件名に工夫を凝らす

求職者が興味を持てる件名にしなければ、メールを開封すらしてくれません。
例えば、自動送信のメールと思われる特別感のない件名や表示される文字数の関係で内容が分かりづらい件名の場合は、開封率が極端に下がるでしょう。

そこで、重要なポイントは以下の2点になります。
・簡潔さ
・特別感

求職者がメールを確認する媒体はPCだけでなく、スマホの可能性も非常に高いです。そのため、PCで表示される件名の文字数ではなく、スマホで表示される文字数を基にスカウトメールの件名を設計するようにしましょう。

加えて、スカウトメールに特別感をもたせるようにしましょう。特別感は、求職者の応募意欲を高める訴求内容や業務の不安を払拭する文言、オファーの内容が相場より良い条件など、様々に出す方法があります。求職者にとって魅力的に映る内容を考えて、件名に打ち出しましょう。

件名に加えるべきキーワード

件名に加えるべきキーワードには大きく3つの方向性があります。
・求職者が比較しやすい数字をいれる
・具体的なポジション名をいれる
・代表の名前やポジションの責任者の名前をいれる

求職者が比較しやすい数字をいれる

・年間休日の数
・有給休暇取得率
・育児休暇取得率
・離職率
・平均年収
・ボーナス額
・推定年収

このような数字を件名内に入れることで、求職者の興味を引き出すことが可能です。このような数字は現職の会社だけでなく、転職を考えている会社との比較が容易に行えます。他社より魅力的な数字を提示することで、魅力的な求人にすることが可能でしょう。

特にこの件名に提示する数値は採用ブランディングに基づいて打ち出すことで、自社の特徴を求職者にアピールすることが可能です。

■採用ブランディングについて詳しく知りたい方は下記の記事を参考にしてください
【事例付き】採用ブランディングとは？進め方・ポイント、発信手段を解説
https://digireka-hr.jp/scout-knowhow/#i-5

具体的なポジション名をいれる

件名に募集ポジションを明示することで、求職者は求人の内容をある程度判断することが可能です。求職者にとって求めていたポジションであれば、メールを開封される可能性は非常に高くなります。ただし、求めていたポジションではない場合には開封されない可能性も高まります。

まとめると、具体的なポジション名は求職者が明確に求めているポジションがある場合には、効果を発揮しますが、ポジションよりも待遇に興味がある場合などは効果が薄い傾向にあります。

代表の名前やポジションの責任者の名前をいれる

件名に代表の名前や責任者の名前をいれることで特別感を演出することが可能です。特に、転職潜在層には「魅力的な内容であればとりあえず話だけ」というスタンスの人が多いため、特別感のあるオファーは興味がもたれる可能性が高いです。

しかし、転職の希望が明確にある人にとっては、件名に含みがありスピード感が薄く採用まで時間がかかるため好まれにくい傾向があります。

これらのように、スカウトの件名に工夫を凝らすことで、開封率のKPIを目標まで高められるでしょう。

メール返信率を高めるコツ

返信率を高めるには件名とギャップなく、魅力的に訴求された内容を本文に書き込むことが重要です。
そのために、3つの観点からメールの返信率を高めるコツについて解説していきます。

候補者の経験が自社で活かせる旨を具体的に伝える

候補者の経験をピックアップして、自社に活かせる旨を伝えることで、プロフィールを読み込んだことや特別にスカウトを送ったことをアピールすることが可能です。

また、経験からやプロフィールから読み取れる求職者の興味に応じて、自社で叶えられることを経験を交えてアピールできると最も良いでしょう。

特に気になった部分に関しては、「直接お聞きしたい」のようなスタンスを取ることで、カジュアル面談のような場を設定するよう仕向けることも可能でしょう。

候補者の経験が活かせることを業務単位で伝え、求職者の興味を叶えられることを伝えることで返信率を高められるでしょう。

専門職種へのスカウトは現場の声を反映させる

スカウトを行う際には、ハイクラスの人材やエンジニアなどの人事担当者だけでは業務内容を把握しきれない場合が多々あります。そのような場面では現場社員の求める人材像や求職者に求める要件などをスカウトの内容に反映させる必要があります。

人事担当者のみでスカウト文面を作成した場合には、業務に対する解像度が低く、求職者の視点では業務内容が明確ではなくなります。業務に対する解像度を上げ、働く環境をイメージしやすくするためにも現場の声を反映させることが重要です。

また、現場視点での雰囲気や企業理念に対しての取り組みなどを反映させられる良い機会になります。スカウトした人材を採用後は現場で働く者同士になるため、現場の声を反映させておくことで、ギャップを軽減することにも繋がります。

送信者のプロフィールを掲載する

既に開封率を向上させるコツで述べた内容に近いのですが、送信者のプロフィールは代表や責任者である必要がないという点が大きな違いです。

スカウト送信者の経歴やポジションが分かることで、求職者からすると親近感が湧きます。これにより、返信の心理的ハードルが下がることで、返信率を高めることに繋がります。文末に簡単なプロフィールを掲載するだけでも構いません。

媒体の中にスカウト送信者のプロフィール情報を掲載する場所があれば、充実させるようにしましょう。スカウトを受け取ったユーザーはプロフィールを確認した際に、経歴だけでなく、人柄に触れてもらうことで、共感を得た人物から返信を得られるかもしれません。

面談・面接日程設定率を高めるコツ

返信をもらった後に、面談・面接日程の設定率を高めるコツについて解説します。

候補者からのメールには即日返信する

求職者からのメールには優先度をつけ、即日返信するようにしましょう。魅力的な候補者には毎日多くのスカウトメールが他社からきます。返信に時間がかかってしまうと、その候補者の興味が他の企業に移ってしまう可能性があります。

採用担当者はメール返信以外の業務にも業務を抱えているため、全候補者を即日返信することは難しいです。そこで、スカウトを送信した時点で、候補者に優先度をつけ、欲しい人材には優先して返信を行うようにしましょう。

返信の際にも全員に即日返信することを基本としますが、今後フローを進む可能性が高い候補者や本当に欲しい求職者を優先する必要があるでしょう。

スカウトではカジュアル面談の誘いを行う

スカウトを行った場合には、求職者は自社のことを知らないことが一般的です。そのため、スカウトを行った直後に面接を行うほど求職者のモチベーションは高くなく、志望度も高くありません。

そこで、スカウトを行った人材には優先してカジュアル面談の誘いを行いましょう。スカウトを行うほどの人材ということは企業としては欲しい人材に該当します。そのため、時間を割いて面談を行う価値があります。

カジュアル面談で参加のハードルを下げ、自社との関わりを持たせるキッカケを作るようにしましょう。また、面談を行うことで、メール文面と企業にギャップがないことを伝え、信頼感を得ることにも繋がります。

求職者と企業の「WANT」に触れる

最後のコツは、候補者と企業の両方の「WANT」（希望）に触れることです。

多くの求人は、どちらか一方の「WANT」（希望）にしか触れていないことが多く、双方の「WANT」が合致している部分を見落としがちです。しかし、訴求された効果的な求人を作成するためには、企業の事業目標や展望と、求職者の希望キャリアや信念が一致している点に焦点を当てることが重要です。

ここで行うべきことは、企業の事業目標や将来の展望に対して、求職者の希望キャリアや信念がどのように合致しているのかを明確に伝えることです。求職者が求めていることを自社で叶えられる点を強調しつつ、同時に自社の成長や目標達成にどう貢献してくれるかを伝えることが求められます。

このアプローチにより、求職者は自身のキャリアパスが企業の成長と密接に関連していることを理解し、企業側も求職者の力を最大限に活用できることを示すことが可能です。

長期的に悩んでいる場合はスカウト代行サービスの利用検討も

ここまでスカウトのコツについて解説してきましたが、スカウトも求人広告同様に利用する企業が増加していることで、成果を出すことは非常に難しいです。

そこで、スカウトでの採用を開始した直後の企業様や成果が思うように出ていない企業様はスカウト代行サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

スカウト代行サービスでは、競合分析や市場動向を踏まえた上で、スカウトメールの作成やターゲットを絞った送信などの業務を代行します。

スカウトメールのテキスト作成や運用に関する豊富なノウハウを有しており、これにより社内リソースを抑えつつ、採用活動を円滑に進めることが可能なため、採用担当者の負担軽減にも繋がります。

スカウト代行を利用する費用が必要にはなりますが、今まで以上に費用対効果を良くすることが可能でしょう。

おすすめのスカウト代行サービス4選

厳選したおすすめのスカウト代行サービスを4社紹介します。

株式会社uloqo

引用元：https://digireka-hr.jp/enjinia_saiyo_lp/

株式会社ONE

引用元：https://one-group.jp/humanresource/

株式会社プロリク

引用元：https://www.prorec.biz/company/

株式会社シンギョク

引用元：https://core-scout.com/

まとめ

スカウトは、優秀な人材に対して企業が直接アプローチできる手法です。他社と差別化し、魅力的な求人を作るためにも、本記事を参考にしてみてください。

スカウトで行き詰まり、平均よりも開封率・返信率が悪い場合には、採用代行サービスを利用することも、手段の一つですのでぜひ相談だけでもすることをおすすめします。

本記事が採用活動の一助になれば幸いです.