採用課題とは？調査分析方法、採用ターゲットに応じたポイントを解説

少子高齢化や労働市場の変動、テクノロジーの進化に伴う職種の多様化など、社会背景の変化が採用活動に大きな影響を与えています。

採用市場で売り手市場が続き、希望する人材を獲得できずに困っている企業が多いのではないでしょうか。

本記事では、採用に困り事を抱えている採用担当者様に向けて、
・採用課題の特定方法
・採用課題の背景
・採用課題の解決方法
を解説します。

採用課題について背景毎に解決策をご提案しているので、ぜひご参考にしてください。

採用課題とは

採用課題は、企業の採用活動の効率や成果を低下させている障害や困難を指します。\

例えば、応募数が少ない、面接辞退・内定辞退が多い、入社後の社員がすぐに離職してしまうなどが挙げられます。つまり、採用業務の効率を低下させ、採用活動が長期化、高コスト化する要因が採用課題に当たります。

加えて、採用は景況の影響を受けやすく、社外の数多くの要因が採用課題に影響を与えます。そのため、自社の状況を鑑みた採用課題へのアプローチだけでなく、市場状況を加味した適切な施策を行うことが求められます。

採用課題が生じる背景・市場トレンド

採用課題が生じる背景として、前述のように、市場状況や市場トレンドが挙げられます。ここでは、採用課題を特定するにあたり、押さえておくべき採用市場の動向やトレンドを解説します。

2024年の採用市場

有効求人倍率は低下傾向にありますが、都市部への人口の集中やIT業界などの職種に労働者の人気が偏る「需給ギャップ」が発生しています。

首都圏の有効求人倍率を比較すると、東京都は1.82倍にもかかわらず、神奈川県では0.93倍、千葉県でも0.98倍になるなど首都圏でもギャップが生じています。また、北陸、中国地域は他の地域と比較して有効求人倍率が高く、人材は不足している状況です。

職業別で見た際には、福祉的な役割を担うサービス職業従事者（2.54倍）や建設・採掘従事者（5.44倍）などの有効求人倍率が非常に高く、長期間高止まりしている状況です。
出典：「一般職業紹介状況(令和6年6月分)について」厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_41697.html

また、dodaが行った調査によるとIT・通信、コンサルティング、人材サービス業界でも求人倍率が高く、採用難易度が非常に高くなっています。
出典：「転職求人倍率レポート（2024年6月）」doda
https://doda.jp/guide/kyujin_bairitsu/?_fsi=hE7mZkm1&_fsi=eKcolNsP

以上のことから、労働力が不足している企業、業界では以下の問題が発生します。
・従業員が不足し、本業の生産力が低下する
・求職者の奪い合いが激化する

採用人数が確保できないため、現状より少ない人数で、効率的に現状と同等かそれ以上の仕事を行う必要が発生し、企業の採用方針として優秀な人材を採用する、または自社でスキル獲得の支援を行うことが求められます。

2024年の新卒採用市場

新卒採用市場には主に3つのトレンドがあります。

・就職活動の早期化
優秀な人材を囲い込むことを目的とし、内定・内々定の時期が前倒しになっています。

・初任給の引き上げ
採用市場が売り手市場である点やインフレによる物価高上昇により、初任給を引き上げる企業が増加しています。

・マス型採用から個別型採用へ
SNSなどで情報を受け取る集団が増えたため、より詳細かつ特別な情報を求める就活生が増加しました。そのため、企業個別の説明会やダイレクトリクルーティングによる採用が増加しています。

2024年の中途採用市場

中途採用市場では、2つのトレンドが挙げられます。

・ハイクラス、専門性の高い人材の不足
IT分野の発展が目覚ましく、新規で立ち上がるプロジェクトに対して、高度な専門性を持ったエンジニアが不足しています。また、高齢化による後継者不足や新興企業の成長によりハイクラスな人材が不足しています。

そのため、採用手法ではダイレクトリクルーティングやリファラル採用などの能力を事前に把握しやすい採用手法がトレンドになっています。

・職場環境、キャリア展望を重視した求職者の増加
コロナが落ち着いたことにより、会社への出社の傾向が高まりつつあります。しかし、自由な働き方を求める求職者がコロナ以前より増加し、労働条件の見直しが必要になっています。

また、働く中にやりがいやキャリア展望を重視する人材が増加し、成長を求める職場環境を求める様になっています。

自社の採用課題の見け方

採用活動を適切に行うためには、自社の採用課題を明確にする必要があります。そこで、ここでは２つの採用課題の見つけ方について解説します。

・採用フロー毎の数値を明確化する
・新入社員へのアンケート、採用面接で質問を行う

採用フロー毎の数値を明確化する

採用には大きく３つのフローが存在し、それぞれを評価する必要性があります。
１．募集段階
２．選考段階
３．内定段階

以下で記載する例に対して、KPIを設定し、実際の求人での数値を明確にし、比較することで、自社の課題が明確になるでしょう。

１．募集段階

募集段階では、応募率を中心にKPIの設定、数値の算出を行いましょう。具体的には、以下が例として挙げられます。
・求人閲覧数
・求人クリック率
・求人応募数
・スカウト開封率
・スカウト返信率
・スカウト応募率
・採用イベント参加数
・採用イベント応募数
・有効応募率

このように募集段階だけでも、明確にすべき数値は多く挙げられます。加えて、求人媒体やスカウト媒体ごとに数値を明確にする必要があります。

設定したKPIに対して、実際に効果測定を行い、数値を算出しましょう。

２．選考段階

選考段階では、通過率を中心にKPIの設定、数値化を行いましょう。具体的に以下が挙げられます。
・書類選考通過率
・筆記試験通過率
・動画選考通過率
・コーティング試験通過率
・面接通過率
・役員面接通過率
・選考期間（日数）
・問い合わせへのレスポンス日数

３．内定段階

内定のフェーズまで進むと設定するKPI、明確にする数値は多くはありません。
・内定数
・内定率
・内定承諾率
・内定辞退率
・3年後離職率
これらを設定しましょう。

新入社員へのアンケート、採用面接で質問を行う

採用課題は採用担当者が理解している印象を持ちますが、必ずしもそうではありません。採用は求職者が応募を行うことで成立しています。

そのため、求職者が感じていることが採用の全てであると言っても過言ではありません。正確な採用課題を洗い出すためにも新入社員との面談や採用面接の際に、採用の質問を行うと良いでしょう。

具体的には以下の質問が挙げられます。

採用担当者が考えていた採用課題とズレがないか確認すると良いでしょう。想定していなかった採用課題の発見に繋がるかもしれません。

募集段階の課題

企業の抱える採用課題について採用フローで分類し、ここでは募集段階の課題について解説します。

応募が少ない

応募が少ないという課題について、課題の原因を詳細に把握するためにも、求人やスカウトの閲覧数について注視する必要があります。

ここでは2つのパターンに分けて解説します。
・閲覧数が少ない
・閲覧数は多いが、応募率が悪い

閲覧数が少ない

閲覧数が少ないことの原因は、採用ターゲットに対して、適切な採用手法・採用媒体を活用できていないことが挙げられます。採用ターゲットに合わせた採用手法・採用媒体を再検討することからはじめましょう。

まず、採用について以下の項目について明確にしましょう。
・採用規模
・採用期間
・採用費用
・求職者年齢層
・勤務地
・募集ポジション
・必須スキル

具体的に採用手法・媒体を選定する例を示すといかようになります。

活用する採用手法

採用手法と媒体を採用ターゲットに沿って選定することで、求人の閲覧数が増加し、応募にもつながるでしょう。また、発信のタイミングや手段などにも注意を行い、ターゲットの目に入る機会を増加させることが重要です。

閲覧数は多いが、応募率が悪い

応募率が悪いことの原因は、求人の見出しや簡潔な募集内容での適切な訴求が行えてないことが挙げられます。そのため、採用ターゲット・ペルソナを十分に想定した内容に作り変える必要があるでしょう。

具体的には、見出しで募集ポジションを明記することや求職者にとって気になるポイントについて触れられたものに変更しましょう。

加えて、内容では、職務内容の役割と成長機会、必須スキルなどを掲載し、求職者にとって魅力的な内容であることを伝えるようにしましょう。

求人広告での掲載内容とスカウト媒体でのメッセージ内容は、情報の粒度こそ違いますが、発信する内容の方向性は同じになります。

■スカウトメールの書き方について詳しく知りたい方は下記の記事をご参照ください。
スカウトメール成功のコツは？開封率・返信率を向上させる方法を解説
https://uloqo.net/blog/scout-knowhow/

採用ターゲット外からの応募が多い

採用ターゲット外からの応募が多い原因には、採用条件が緩いことが挙げられます。応募数自体は確保できているため、内容は魅力的な場合が多いでしょう。

ただし、有効応募率を向上させ、無駄な業務を削減するためにも、採用条件を厳格化する必要があります。採用条件を変更した場合に応募率に影響を及ぼしやすい要素は以下の3点になります。
・給与
・必須スキル
・勤務条件

加えて、掲載情報に「育児休暇制度（1ヶ月以上）の取得率100%」や「社内託児所」などの条件を付与することで、求職者に自身が採用のターゲットであるかを暗に示すことでもターゲット外からの応募を減らすことが可能でしょう。

応募が多数で対応しきれない

企業にとっては嬉しい悩みでもありますが、社内リソースには限りがあるため、応募が多数ある場合には選考の満足度の低下により、選考辞退、内定辞退などのリスクが伴います。

そこで、解決策としては３つ挙げられます。
・採用の面接回数を少なくする
・選考基準を厳しくする
・採用代行に委託する

従来であれば4回程度行っていた面接の回数を1回でも減らすことで、採用の負荷は大きく下がります。
面接回数を減らすことで、付随する業務（日程調整やメールやり取り）の回数を減少
させることになるため、面接時間以上の工数削減が期待できます。

選考基準を厳しくすることも自社で行える取り組みの一つになります。書類選考や適性検査などの初期の選考で行う選考基準を厳しくすることで、その後の選考過程の負荷を減らすことに繋がります。

他にも採用代行に採用業務を委託することも選択肢の一つになるでしょう。採用代行では、採用の戦略だけでなく、スクリーニングや面接の代行も委託可能なため、採用代行会社との連携の工数や金銭的なコストは必要ですが、新たにノウハウを得られ、採用業務を委託する事による効率化も図れるでしょう。

■採用代行について詳しく知りたい方は下記の記事をご参照ください。
【5分で分かる】採用代行とは？費用、メリデメ、委託可能な業務を解説
https://uloqo.net/blog/rpo/

選考段階の課題

選考段階の課題で多く挙げられるものを解説します。
・選考辞退が多い
・面接の通過率が悪い

選考辞退が多い

選考段階の中で多く挙げられる課題として、選考の辞退が多いことがあります。選考辞退の要因には以下の2つの原因が挙げられます。

・選考の日数が長期化している
・問い合わせへの対応が疎かになっている

選考過程の長期化

選考が応募から1ヶ月以上経過してから内定を出している場合は、選考期間が長いと考えられます。この場合には、他社の選考で先に内定を出されてしまうことやより魅力的な条件の求人に応募するなど、企業にとって不利な状況を生み出してしまいます。

そのため、選考の結果を出すまでの期間を選考回数を省くなどして、短くすることや次の選考までに日数が空いてしまう場合には、面談を組み込むなどして、接触回数を担保し、積極的に求職者と関わることで辞退を減らすことを行いましょう。

また、求人の段階で、自社と競合にあたる企業との採用ブランディングで差別化を行えていると選考辞退の可能性は大きく下がります。魅力的な求人を作成することも選考辞退の減少に繋がります。

■採用ブランディングについては下記の記事をご参照ください
【事例付き】採用ブランディングとは？進め方・ポイント、発信手段を解説
https://uloqo.net/blog/recruitment-branding/

問い合わせへの対応が疎かになっている

選考辞退の理由として、問い合わせへの対応がおろそかなことによる、企業への不信感が挙げられます。採用担当者は採用業務以外にも、説明会や資料作成などの業務があり、多忙になります。

これにより問い合わせへの対応が遅れることで、求職者は対応に不親切感や不信感を抱くようになってしまいます。

業務内容等へのお問い合わせであれば、現場社員が回答することがふさわしい場面もあるため、事前にお問い合わせの内容毎に割り振る部署を決め、迅速かつ適切な回答が可能なように準備しておきましょう。

選考の通過率が悪い

選考の通過率が悪いことが原因に当たる場合には、2つの解決策があります。
・選考通過基準を落とす
・求める人材に応募してもらえるよう、求人の中身を改善する

選考通過基準を落とす

単純ですが、選考通過基準を下げることで通過者を増加させる方法です。これを行う理由として、採用基準が厳しすぎることで、本来重要ではない要素でお見送り対象になっている場合があるからです。

そのため、選考通過率を選考段階毎に確認する必要があります。特に、選考通過率が悪くなっている箇所の担当者にヒアリングを行うことや採用基準について議論することで、本来獲得すべき人材に内定を出すことができているか確認する必要があるでしょう。

求める人材に応募してもらえるよう、求人の中身を改善する

選考基準を下げることができない場合には、求人の中身を改善し、求める人材に訴求した内容に変更することで、選考を通過する人材に応募をしてもらうことが重要です。

選考段階で多くの応募者が選考基準をクリアできていない項目について、求人内容の必須スキル欄に盛り込むことが重要です。

応募者数は減少するかもしれませんが、選考の効率の向上にも貢献するでしょう。

内定段階の課題

内定を出したあとの課題として主に3つ挙げられます。
・内定辞退が多い
・早期退職されてしまう
・想定より人材の貢献度が低い

内定辞退が多い

内定辞退の主な理由は以下が挙げられます。
・他の内定先に魅力を感じ辞退された
・面接官の印象が良くなかった
・今の職場で強く慰留された
・条件面で折り合いがつかない

他の内定先に魅力を感じ辞退された

基本的には、選考を辞退される場合と同じで、求職者との信頼関係が最も重要になります。また、採用までのスピードを早め、内定を最も早く出したことで、求職者にとって特別な企業であることをアピールすることが重要です。

面接官の印象が良くなかった

また、企業の印象を良くする一つの要素として、「面接官の印象」があります。面接官の印象の良し悪しで内定辞退率が大きく変わるため、面接官は企業の顔という認識を持たせることを行いましょう。

今の職場で強く慰留された

今の職場で慰留されたことで、内定を辞退する人材は一定数います。この理由として、人間関係や労働環境には満足していたが、給与面に不満が多かった人材が慰留の際に給与の条件面が引き上げられ、不満が解消されたということが挙げられます。

解決策としては、慰留されることを見込み、相場より高い給与を提示することや、その他の福利厚生やキャリアアップの観点で不満点を聞き出し、現職にはないアドバンテージを提供することが必要でしょう。

条件面で折り合いがつかない

加えて、条件面で折り合いがつかないという理由が多く寄せられた場合には、企業側が譲歩可能な条件を再度洗い出す必要があります。そのうえで、近い条件を提示することや代わりの条件を提示するなど行い内定辞退をされないようにしましょう。

早期退職されてしまう

早期退職をされる場合には、2つの原因が考えられます。
・入社前とのギャップが大きく、希望していたものと異なった
・研修制度やフォローの不足

入社前とのギャップが大きく、希望していたものと異なった

求人情報で企業のメリットの部分を全面に押し出し、採用活動を行ったことで、求職者がデメリットの部分を十分に検討しないまま入社を決めたケースなどで発生しやすいです。

入社に意欲がある人材ほど、他の企業と比較して優れていない部分についても入社前から自社の実情を包み隠さず伝え、確認を取ることが必要になってきます。

ミスマッチによる早期離職は、元からいる社員のモチベーションにも悪影響を及ぼすため、注意が必要です。

研修制度やフォローの不足

研修制度や入社後のフォローが不足していることで、十分な研修が受けられずに、成長を実感できないなどの不安を持たれる可能性があります。また、会社内での心理的安全性が保たれず、早期離職するケースもあります。

解決策として、先輩社員をメンターとして一定期間つけることや社内研修制度の充実、社内用語のや慣習などの説明を行う機会を増加させましょう。

想定より人材の貢献度が低い

面接時の想定より人材の貢献度が低い場合には、以下の原因が考えられます。
・企業文化と人材の志向性がマッチしていない
・前職の企業文化と評価体制などが異なっている

企業文化と人材の志向性がマッチしていない

即戦力採用を目指して、採用を行っている場合などでは、能力・スキル面での表化を優先してしまい、志向性のマッチを十分に確認が取れていない場合が原因になります。

解決策として、選考の段階で企業文化への適合性があるかを評価するとともに、配属時に、志向性のマッチする部署に配属すると良いでしょう。

前職の評価体制と異なっている

人材の貢献度が低い場合には、前職の評価体制と異なっているケースが理由に挙げられます。チームビルディングの方法や自分の役割の認識が困難になり、従来のパフォーマンスを出すことが難しくなります。

解決策としては、内定者フォローの段階からになってほしい役割を提示し、それに対する評価方法への理解などを促す取り組みが重要になります。

新卒採用課題のポイント

新卒を採用する場合に、発生しやすい課題を解決するポイントについて解説します。
・企業認知度を高める
・選考過程での情報提供の密度を高める
・就活生と現場が関わる回数を増やす

企業認知度を高める

新卒採用でネックになりやすいポイントは企業の認知度が低く、応募者が少ないことです。

この理由として、新卒者は企業への雇用の安定感や企業の成長度合いなどを重視している場合が多く、大企業を中心に就職活動を行う傾向があります。また、就業経験がないことから、志望する業界内での企業認知も多くはなく、各企業毎の違いや特徴について理解が浅い現状があります。

そこで、就活生の中での企業認知度を高める必要があります。例えば、企業説明会にブースを出展することやオウンドメディアで発信を行う、SNSを活用して採用広報活動を行うなど、企業の認知を高め、どのような会社かを知ってもらうことが重要です。

選考過程での情報提供の密度を高める

就活生は就業経験がないため、具体的な業務イメージが容易な企業や業務内容が目立つ職種に人気が偏る傾向があります。そのため、業務内容に対する具体的なイメージが沸かない場合は選考辞退の可能性なども考えられます。

そこで、選考過程を通過する中で、企業のオフィス見学を行うことや1dayのインターンシップ、現場社員との面談などを行うなど、企業への理解が深まる施策を打ち出しましょう。

情報提供の密度が高いことで、些細な不安や漠然とした不安を払拭することに繋がり、企業への信頼感が高まり、入社を検討する比較材料が多いことで入社を決断しやすくなります。

就活生と現場が関わる回数を増やす

前述の通り、企業への理解が深まることで、選考辞退を防ぐことに繋がります。そこで、特に現場社員との結びつきが重要になります。人事担当者との面談で得られるものも多数ありますが、一日のスケジュールや業界内の展望、業務の困難なポイントなどを現場社員から聞ける機会はそう多くありません。

そのため、現場社員との関わりを増やすことで、情報の信頼性の向上が図れます。また、入社後の働くイメージも持ちやすくなります。

加えて、就活生が現場社員と交流することで、現場社員のモチベーション向上や活性化につながるため、現場軸で見ても良い影響が出るでしょう。

中途採用課題のポイント

中途採用を行う場合に、発生しやすい課題を解決するポイントについて解説します。
・採用ブランディングを行う
・求職者を考慮した採用活動を行う
・採用コストを抑える

採用ブランディングを行う

採用活動は自社の魅力を求職者に打ち出すことが重要になるため、自社の採用ブランディングを行うことが採用の成果につながるでしょう。

採用ブランディングは応募者数の獲得だけでなく、人材のミスマッチを防ぐ観点においても有効的に働きます。競合との差別化に優れ、自社独自の魅力を発信することにつながるでしょう。

また、採用ブランディングの一環として、採用ペルソナを決めることも、選考での判断基準統一に繋がり、選考の効率化に貢献します。

■採用ペルソナについて詳しく知りたいかたは下記の記事をご参照ください
採用ペルソナの作り方とは？項目や作成のコツ、フレームワークを解説
https://uloqo.net/blog/persona/

求職者に配慮した採用活動を行う

スカウトメールの配信や面接の日程調整等を求職者に配慮した時間帯に行うことが重要です。スカウトの配信はただ行うのではなく、求職者のメールをチェックするタイミングや返信を行うタイミングに合わせて行うようにしましょう。

面接日程調整等であれば、求職者の都合に極力合わせられる様に、面接が行える社員の教育を行うなど求職者にとってストレスの少ない選考過程を歩ませることが重要です。選考辞退や内定辞退の理由が企業の魅力ではなく、選考の早さなどの事務的な問題になることは非常にもったいないです。

求職者目線で採用活動全般を行い、満足度の高い転職・就職活動が行えることを企業としてもサポートしましょう。

採用コストを抑える

採用コストには限りがあるため、施策を際限なく行うことは不可能です。認知度の向上と予算の制約という2つの要素の間で、効果を最大化できる工夫が求められます。

採用課題を適切に見極め、予算内で解決可能な課題から対処する必要があります。また、採用にリソースが不足しており、効率的な採用活動が行えない場合には、採用代行や面接代行などを活用し、採用過程が求職者にとってスムーズなものにする必要があります。

まとめ

採用課題を解決するためには、企業の採用フローごとにKPIを設定し、数値化を行うことが重要です。具体的には、募集段階、選考段階、内定段階での問題点を明確にし、適切な改善策を講じることが求められます。また、新入社員へのアンケートや面接での質問を通じて、実際の採用課題を洗い出すことも有効です。市場トレンドを把握し、求職者のニーズに応じた柔軟な採用活動を行うことで、採用の効率化と成果向上を目指しましょう。

ここまでご覧いただきありがとうございます。
本記事が採用活動の一助になれば幸いです。