【最新版】人事評価システム7選！メリット、選び方、比較ポイントを解説

人事評価システムの導入を検討している企業にとって、適切なシステム選びは非常に重要です。しかし、システム選定に際して、どの製品が自社に最も適しているのか判断するのは難しいことです。

特に、「現在の評価プロセスに課題を感じている企業」や、「従業員のスキルや業績を正確に把握できず、最適な人材配置やモチベーション管理ができていない企業」は多いでしょう。

そこで、本記事では、
・人事評価システムとは？
・人事評価システムのメリット
・導入時の注意点
・厳選した人事評価システムを7つの紹介
について解説します。

人事評価システムとは？

人事評価システムは、企業が従業員のパフォーマンスを評価するプロセスを効率化し、効果的に管理するためのシステムです。このシステムは、評価シートの生成、配布、回収、集計を自動化し、データを一元管理することにより、評価業務の負担を軽減し、客観的な評価をサポートします。

人事評価システムの機能は多岐にわたり、評価表の自動生成、目標設定、自己評価、360度評価、上司からの評価とフィードバックの管理などが可能です。また、個々の従業員のスキルや目標の進捗状況を把握し、人材の適正配置や新プロジェクトの適任者選抜に活用する機能を備えるものもあります。

さらに、タレントマネジメントシステムとしての機能を持つものでは、従業員のモチベーション管理や採用支援ツールとしても利用可能で、次世代の人材育成にも役立ちます。特に大企業で活用した場合には、グループ全体の人材管理の効率化が可能となり、一方の中小企業での活用は、評価プロセスの精度と公平性を向上させることに繋がります。

人事評価システムが必要な理由

過去の人事評価プロセスでは、Excel等を使用して評価シートを作成し、管理者と従業員がやり取りをすることが一般的でした。

しかし、この方法には「評価シートの準備に時間がかかる」「面接の時間が不足する」「収集したデータを効果的に活用できない」といった問題がありました。

人事評価システムを導入することで、評価シートの作成、配布、回収、集計をテンプレートを使用して、一元管理が可能となります。また、収集したデータを活用して、人材の適正配置や人事業務に役立てることができます。

加えて、人事評価の進捗を確認するリマインド機能が備わっているシステムもあり、一連の業務で抜け漏れが生じにくくする機能が搭載されています。

近年、高騰している採用活動費用の節約や適切な人事配置、人材のマネジメントに効果的に働くため、未導入の企業や適切な人事評価ができていない企業では見直す必要があるでしょう。

人事評価システムを導入するメリット

人事評価システムを導入するメリットについて解説します。

人事評価の手間や時間を短縮し、業務を効率化

人事評価システムを導入することによる、最大のメリットは人事評価業務を効率化可能なことです。複数のソフトの使用を必要とせず、エクセルや紙ベースでの運用と比べて、配布や回収作業が効率的に行えます。

分析機能のあるシステムの利用で、評価項目の設定やデータ分析などを自動化し、報告書の作成やフィードバックも迅速に行うことが可能になります。

公平な評価による労働意欲、定着率の上昇

人事システムを活用することで、社員ごとの達成度や客観的な数値に変換し、評価基準や従業員のスキルを可視化することに繋がります。透明性の高い評価を行うことで、従業員が評価に対して不満を抱くことを防ぎ、定着率の向上が図れます。

特に、親近感や先入観による人事評価エラーを防ぎ、フィードバックや面談で評価の根拠などの共有を行うことで、従業員の納得度を高めることが可能です。正しい評価によって従業員のモチベーションを維持、向上させることで、企業全体の活性化にも影響を与えます。

人事情報を一元管理し、他システムとの連携が可能

従業員の個人情報、経歴、スキルなどが、複数の部署で個別に管理され、個々にエクセル等で保存されている場合、特定の個人の情報を総合的に取得し、評価することは多くの工数を必要とします。

しかし、人事評価システムを導入することで、労務管理や勤怠管理などの他業務のシステムと連携させることが可能となり、人事評価に関するデータが一元的かつ、自動的に収集され管理されます。

一元的かつ、自動的に管理を行うことで、リアルタイムで必要な情報に容易にアクセスでき、修正が必要な際にも、マスタデータの更新だけで対応できるため、手間とミスを大幅に削減することが可能です。

戦略的な人材配置が可能になる

人事評価システムは、従業員のスキル、仕事ぶり、実績などの人事データを集約することで、戦略的な人材配置をサポートします。集約した人事データを元に、適した部署やプロジェクトへの配置が容易になり、大企業ではグループ各社を含む全体の人材把握が可能です。

これにより、横断的に最適な人材配置が行えます。部署や支社を超えた横断的な人材発掘や最適配置が可能になることで、従業員のモチベーションを維持し、離職を防止することで、採用の必要性を低下させます。

ただし、導入に伴うコストや工数の追加、新たな課題の発生も考慮する必要があるので、注意しましょう。

人事評価システムの種類

人事評価システムは業務範囲に応じて、主に3種類に区別されます。それぞれの種類について解説します。
・人事評価特化型
・タレントマネジメント型
・複合型

人事評価特化型

人事評価特化型システムは、評価プロセスに重点を置き基本的な機能を搭載するよう設計されています。主に評価シートの作成、自動配布・回収、評価結果の集計・分析を効率的に行うことが目的です。

特に、紙やエクセルベースの評価管理を行っている場合や、従業員が少なく多くの機能を必要としない場合には、導入コストも比較的低く、導入により評価作業の手間が大幅に削減されます。

また、評価プロセスの透明性が向上し、公正かつ客観的な評価が行えることで、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。

タレントマネジメント型

タレントマネジメント型システムは、人材の育成と活用に重きを置いています。従業員のスキル、組織図、パフォーマンスデータを一元管理し、個々の成長や戦略的な人材配置に貢献します。

タレントマネジメント型を活用することで、従業員の能力やポテンシャルを見極め、適切なトレーニングやキャリア開発計画を提供することが可能です。他にも、アンケートやサーベイ機能を備えた製品などもあり、離職防止や組織改善などに活用可能です。

大企業や成長を目指す企業では、タレントマネジメントシステムを活用することで、組織全体のパフォーマンス向上や人材の最適配置を実現しやすくなります。

複合型

複合型のシステムでは、主に人事管理と労務管理のために提供され、人事評価だけでなく、採用管理や労務管理などの業務も包括して業務効率化が行えます。

採用管理機能が組み込まれている場合には、応募者の情報を一元的に管理し、入社後の配置等にも利用可能です。

また、労務管理機能が組み込まれている複合型のシステムでは、入退社の手続きやWeb給与明細の発行・配布にも対応可能で、これにより人事担当者の業務負担を大幅に軽減するでしょう。

人事評価システムの主な機能

人事評価システムの主な機能について紹介します。
・従業員情報管理
・評価シートの作成・配布・回収
・評価シートの収集の進捗管理やリマインド
・データ集計・分析・調整
・評価ワークフロー
・スキル管理
・組織図作成
・移動シュミレーション
・CSV出力

以上が人事評価システムの主な機能になります。

システムごとに詳細な機能や利用方法などは異なるため、事前に必要な機能については社内で検討する必要があります。

人事評価システム選び際の４つの比較ポイント

人事評価システムを導入する際にシステムを選ぶために比較するポイントについて解説します。

自社の人事評価制度と相性良く使用できるか

人事評価システムを導入する際には、自社の人事評価制度と合致した機能を有しているか、確認しましょう。評価制度の基準や項目を変更することなく、設定可能な製品は導入が非常にスムーズになり、導入後の混乱も避けられるでしょう。

具体的に評価制度の一部例として、MBOやコンピテンシー評価、360°評価、OKRなどが挙げられます。自社が行っている評価制度がデフォルトで実装されている製品を選ぶと良いでしょう。

加えて、人事評価制度が変更になる場合や自社独自の評価基準を設けている場合も考慮し、評価項目を柔軟に変更し、カスタマイズ可能かも検討する必要があります。

自社と相性の良いシステムを導入することで、稼働までのリードタイムを減らし、業務を効率化させましょう。

システムの内容が自社の規模感とマッチしているか

システムの内容と自社の規模感の合致は料金面や機能面で重要です。自社で活用が難しい機能を有したシステムは必要以上に高額な費用を要します。そのため、システムの内容に過不足がないことが重要です。

従業員数が多い企業の場合は、評価シート管理の煩雑さを解消する機能やグループ企業、他部署との横断的かつ戦略的に人材配置が可能な、人材管理の機能が求められます。

一方、従業員数が少ない企業では、個々のスキルや資格、経験を重視する必要があります。そのため、個人の成長やスキルを適切に評価する目標管理的な機能が備わっているシステムやスキルの習得状況を元にした組織図の作成が容易にできるシステムが有効的でしょう。

自社で活用したい機能を想定し、実際に導入する場合のシミュレーションを行った上で導入の検討を行うことで、適切な費用と機能が活用可能になります。

システムが操作性に優れているか

人事評価システムは管理職だけでなく、その他多くの従業員が利用します。そのため、ITリテラシーが全員高いとは限りません。そこで、導入前に無料トライアルやデモを利用して従業員にも操作を試してもらうことで、適切なシステムを選ぶことが可能です。

特に、使用頻度の高い部署の既存システムと類似したインターフェースのシステムを選択することで、導入時の混乱を抑えることができ、定着も早まるでしょう。

加えて、一目で社員の情報を確認でき、分析結果も把握しやすいシステムは、情報の理解を促進し、業務の効率を向上させます。

セキュリティが厳重か

人事評価システムでは、社員の氏名や住所、連絡先などの個人情報だけでなく、スキルや能力など機密情報も管理を行います。情報の漏洩をした場合には、社員へ迷惑をかけるだけでなく、企業への信用が急激に落ちてしまいます。クラウド型のシステムを利用していた場合であっても、自社の信用に傷が入ることは避けられません。

人事評価システムを導入する際には、自社または他社でデータを保管する方法やセキュリティレベルに関して、十分に確認する必要があるでしょう。自治体で人事評価システムの導入を検討する場合には、LGWANやISMAPなど政府が定めているセキュリティ要件を満たした製品を選ぶなど、業種によって対応が必要なケースもあります。

システム導入における３つの注意点

システム導入における３つの注意点を解説します。
・既存システムを流用できないか検討する
・面談やミーティングは欠かさず行う
・ベンダーによるサポートは十分に受けられるか

既存システムを流用できないか検討する

既存の汎用的な業務システムを活用し、人事評価システムを新たに導入することなく、人事評価を効率化する方法もあります。

人事評価システムを導入する際には、費用や変更対応にコストを掛ける必要が発生しますが、既存の経営管理システムや労務管理システムのを活用することで、追加費用や変更対応を最小限に抑えることが可能です。

面談やミーティングは欠かさず行う

人事評価システムを導入後も目標管理の面談やミーティングの機会は減少させないようにしましょう。人事評価システム導入の目的は評価の効率化です。一方、面談やミーティングの目的は、評価の効率化ではなく、人材の育成やモチベーションの管理などが該当します。

根本的な目的が異なるため、面談やミーティングを適切に行い、目標管理などを行ったうえで、評価することが重要です。また、人事評価の仕組みに不満などがある場合には耳を傾ける必要があるため、丁寧な説明や評価基準の変更を行うためにも欠かすことはできません。

ベンダーによるサポートが十分に受けられるか

人事評価システムには、人事評価制度の構築からベンダーの社員が伴走し、運用までサポートを受けられるシステムや、人事評価のコンサルタントによる評価制度の見直し提案を行っているシステムもあります。

人事評価に対して、適切なノウハウを持っていない、人事評価制度を刷新したいなどの場合には、ベンダーによる支援を受けることも手段になります。

自社が評価に関する悩みを抱えている場合には、ベンダーによるサポートが受けられるかが重要になってきます

おすすめ人事評価システム７選

ここでは厳選したおすすめ人事評価システム７選を紹介します。

HRBrain

引用元：https://www.hrbrain.jp/

jinjer人事評価

引用元：https://hcm-jinjer.com/evaluation/

kaonavi

引用元：https://www.kaonavi.jp/

One人事

引用元：https://onehr.jp/

CYDAYS

引用元：https://www.cydas.com/

タレントパレット

引用元：https://www.pa-consul.co.jp/talentpalette/

SmartHR

引用元：https://smarthr.jp/

まとめ

本記事では、
・人事評価システムとは？
・人事評価システムのメリット
・導入時の注意点
・厳選した人事評価システムを7つ
について解説しました。

本記事を参考に効率的で公平な評価プロセスを実現し、従業員のモチベーションを高めるために、適切な人事評価システムを導入する一助となれば幸いです。