【2025年最新版】採用管理システム（ATS）徹底解説！｜メリットから選び方、おすすめサービスまで

「応募者が増えて管理しきれない」「選考の進捗状況が把握できない」「煩雑な日程調整に追われている」といった採用の悩みはありませんか？ 労働人口が減少する現代において、優秀な人材を獲得するためには、採用活動の効率化が不可欠です。
本記事では、こうした採用課題を根本から解決する「ATS（採用管理システム）」について、その基本機能から導入のメリット、失敗しないための選び方まで網羅的に解説します。この記事を読めば、貴社に最適なATSを見つけ、採用活動を次のステージに進めるヒントが得られるでしょう。

ATS（採用管理システム）とは？導入で解決できる採用課題

採用活動の多様化・複雑化により、採用担当者の業務負担は増大しています。

以下では、ATSがなぜ今注目されているのか、どのような課題を解決できるのか、そして他の採用ツールとの違いについて解説します。

ATSが注目される背景と解決できる課題

現代の採用市場は、労働力人口の減少と激しい人材獲得競争に直面しており、採用手法も多様化しています。その結果、採用担当者は複数の媒体からの応募者情報を手動で管理したり、メールや電話での煩雑な日程調整に追われたりするなど、多くの課題を抱えています。ATSは、これらの課題を根本的に解決するために開発されたシステムです。各求人媒体からの応募者情報を一つのプラットフォームに集約し、選考の進捗状況をリアルタイムで可視化することで、採用プロセス全体を効率化。本来注力すべき戦略的な業務に時間を割けるようになります。

ATSと他の採用ツールとの違い

採用活動を支援するツールには、ATS以外にもさまざまな種類があります。ここでは、特に混同されやすい他のツールとの違いを明確にし、ATSの独自性を解説します。

これらのツールはそれぞれ異なる目的を持つため、組み合わせて活用することで、より効果的な採用活動が可能になります。

採用管理システム（ATS）の基本機能【5選】

ATSは、応募者の管理から採用の分析まで、採用担当者の業務を多角的にサポートする機能を持っています。

ここでは、多くのATSに共通する代表的な機能を5つ厳選してご紹介します。

求人作成・求人媒体連携機能

多くの採用担当者が抱える課題の一つに、複数の求人媒体にそれぞれ求人情報を入力する手間があります。この課題を解決するのが、ATSの求人作成・求人媒体連携機能です。この機能を使えば、ATS上で求人情報を一度作成するだけで、複数の求人媒体に自動で掲載できます。これにより、求人情報の更新や修正も一元的に管理でき、作業時間を大幅に削減できます。また、各媒体からの応募者情報もATSに自動で取り込まれるため、応募者管理の手間がなくなります。これにより、採用担当者はより多くの求人媒体を活用でき、母集団形成を効率的に進めることが可能になります。

応募者情報の一元管理機能

応募者が増えれば増えるほど、その情報を管理する手間は増大します。履歴書、職務経歴書、面接評価シートなど、紙やExcelで管理していると、情報が散乱しやすく、確認に時間がかかります。ATSの応募者情報の一元管理機能は、この問題を解決します。メールや電話のやり取り、面接の評価、担当者のコメントなど、応募者に関するすべての情報を一つのプラットフォームで管理できます。これにより、最新の情報を常に共有でき、担当者間の引き継ぎもスムーズになります。また、応募者ごとに過去のやり取りを時系列で追えるため、適切なコミュニケーションを図るための重要な情報源となります。

選考プロセス管理・日程調整機能

採用活動において、最も煩雑で時間を要する業務の一つが、選考プロセス管理と面接の日程調整です。ATSの選考プロセス管理・日程調整機能は、この業務を劇的に効率化します。選考の進捗状況を「書類選考」「一次面接」「二次面接」といった形で可視化し、応募者が今どの段階にいるのかをひと目で把握できます。また、面接官の空き時間を自動で抽出し、応募者が都合の良い時間を選択できる自動日程調整機能も搭載されています。これにより、メールや電話での何度もやり取りが不要となり、面接官や応募者の負担を軽減し、スピーディーな選考を実現します。

候補者とのコミュニケーション機能

採用成功には、応募者との円滑なコミュニケーションが不可欠です。しかし、個別のメールや電話対応には多くの工数がかかります。ATSの候補者とのコミュニケーション機能は、メールのテンプレート化や一斉送信、メッセージ機能などを備え、採用担当者の負担を軽減します。例えば、書類選考の合否連絡や面接リマインドメールなど、定型的な連絡は事前に作成したテンプレートを活用して自動送信できます。これにより、連絡漏れを防ぎ、応募者への対応スピードを向上させることができます。また、応募者ごとにコミュニケーション履歴が残るため、担当者間で情報を共有しやすくなり、一貫性のある対応を可能にします。

採用分析・レポート作成機能

感覚に頼った採用活動から脱却し、データに基づいた戦略的な採用を行うには、正確な分析が不可欠です。ATSの採用分析・レポート作成機能は、このデータ活用を強力に支援します。求人媒体ごとの応募数や採用単価、選考段階ごとの歩留まり率、内定辞退率など、様々なデータを自動で集計・分析します。これらのデータをグラフやレポートとして可視化することで、採用課題を明確に把握し、改善策を検討できます。例えば、特定の選考段階で辞退率が高い場合は、その選考フローや面接内容に問題がないかを分析し、改善することで採用成功率を高めることができるでしょう。

ATS導入のメリット・デメリットを理解する

このセクションでは、ATS導入で得られるメリットと、知っておくべきデメリット、そしてその解決策について解説します。

採用プロセスを効率化する3つのメリット

ATS導入の最大のメリットは、採用プロセスの効率化です。複数の媒体からの応募者情報を自動で一元管理し、選考の進捗状況をリアルタイムで可視化することで、手作業による管理の手間をなくし、選考スピードを大幅に向上させます。また、採用単価や歩留まり率などのデータを自動で分析できるため、費用対効果の低い媒体を特定し、無駄な広告費を削減できます。これにより、感覚に頼らないデータに基づいた戦略的な採用活動が実現し、採用成功率を高めることができます。

ATSを導入する際の3つのデメリットと解決策

多くのメリットがある一方で、ATS導入にはいくつかの注意点も存在します。これらのデメリットを事前に理解し、適切な解決策を講じることで、導入の失敗を防ぐことができます。

ATS導入のデメリットとして、初期費用や月額費用といったコスト、そして運用定着までの時間が挙げられます。これらを解決するには、導入前に必要な機能を明確に見極め、操作性やサポート体制を確認することが不可欠です。また、システムに頼りすぎると、イレギュラーな事態への対応や応募者一人ひとりへの柔軟な対応が難しくなる可能性があります。ATSはあくまで採用を支援するツールであることを認識し、システム上の定型的なやり取りだけでなく、丁寧なコミュニケーションを心がけることが重要です。

【必見】失敗しないATSの選び方・比較ポイント

ATSは多くの採用課題を解決する強力なツールですが、自社に合わない製品を選んでしまうと、導入費用が無駄になるだけでなく、かえって業務効率が悪化する可能性もあります。

このセクションでは、後悔しないATS選びのために、採用担当者が押さえるべき5つの重要なポイントを解説します。

自社の採用課題に合ったATSを選ぶ重要性

ATSを導入する目的は、企業ごとに異なります。例えば、応募者数が多くて管理が追い付かない企業もあれば、選考プロセスが非効率で時間がかかっている企業、データ分析を通じて採用戦略を改善したい企業もあるでしょう。まずは自社の採用活動における最も大きな課題を明確にすることが、最適なATS選びの第一歩です。応募者管理に特化したもの、選考プロセス管理に強みを持つもの、データ分析機能が充実しているものなど、ATSにはそれぞれ得意な領域があります。課題に沿った機能を持つATSを選ぶことで、導入効果を最大限に引き出すことができます。

使いやすさ・操作性を確認する

どんなに高機能なATSでも、使いこなせなければ意味がありません。特に、面接官など普段採用業務に深く関わらない社員が利用する場合、直感的に操作できるシンプルなUI（ユーザーインターフェース）は非常に重要です。無料トライアルやデモを利用して、実際に操作性を確認しましょう。選考状況の確認、候補者への連絡、面接官への情報共有などがスムーズに行えるか、自分たちの業務フローに合っているかを入念にチェックすることが、運用定着の鍵となります。

外部サービスとの連携は可能か

ATSは単体で使うだけでなく、他の採用関連サービスと連携させることで、さらに利便性が高まります。具体的には、自社で利用している採用媒体、適性検査ツール、ビデオ通話ツール、タレントマネジメントシステムなどとの連携が可能かを確認しましょう。これらの連携がスムーズに行えるATSを選べば、データの二重入力を防ぎ、採用活動全体をシームレスに進めることができます。特に、応募経路を問わずデータを一元管理したい場合、連携機能は必須の確認ポイントです。

セキュリティ対策とサポート体制の確認

ATSは応募者の個人情報を扱うため、セキュリティ対策は非常に重要です。不正アクセスや情報漏洩のリスクを避けるため、プライバシーマークやISO27001などの認証を取得しているか、データの暗号化、アクセス制限などのセキュリティ機能が充実しているかを確認しましょう。また、導入後のトラブルや疑問を解決するためのサポート体制も重要です。電話やメール、チャットでのサポート窓口があるか、対応時間は適切か、導入支援サービスがあるかなども事前に確認しておくべきです。

費用対効果の検証方法

ATSの費用は、月額料金や初期費用、アカウント数によって大きく異なります。単に料金の安さだけで選ぶのではなく、そのATSを導入することで得られる業務効率化や採用成功率の向上という効果を考慮し、費用対効果を検証することが大切です。ATS導入によってどれだけの工数が削減できるか、採用単価がどれだけ改善するかを事前に試算し、コストとメリットを比較しましょう。無料プランやトライアル期間をうまく活用して、本契約前にその効果を実感することも有効な手段です。

ATS導入後の効果を最大化するための活用方法

ATSを導入して終わりではありません。その効果を最大限に引き出し、採用活動を成功させるためには、導入後の適切な運用が不可欠です。

このセクションでは、ATSを社内に定着させ、活用していくための具体的な方法と、注意すべきポイントを解説します。

運用定着のための社内連携の進め方

ATSをスムーズに運用し、その効果を最大限に引き出すには、採用担当者だけでなく、現場の面接官や他部署の協力が不可欠です。導入後は、まずATSの利用マニュアルを社内で共有し、使い方に関する研修会を実施しましょう。特に、面接官にはATS上での評価入力方法や、応募者とのコミュニケーションに関するルールを周知徹底することが重要です。また、ATSの活用状況を定期的に共有し、成功事例を横展開することで、全社的にATS活用の意識を高めることができます。

データ分析を活用した採用戦略の立案

ATSの大きな強みは、採用に関する様々なデータを可視化できることです。しかし、単にデータを見るだけでは意味がありません。ATSで得られたデータを活用し、自社の採用課題を特定し、改善策を立案することが重要です。例えば、「選考通過率が低い部門はどこか」「どの媒体からの応募者の内定承諾率が高いか」といったデータを分析することで、採用戦略を修正できます。採用活動をPDCAサイクルで回し、データに基づいた意思決定を行うことで、採用活動の質を継続的に向上させることができます。

応募者とのコミュニケーションを円滑にする方法

ATSはコミュニケーションを効率化しますが、その際に注意すべきは「機械的にならないこと」です。メールの一斉送信や定型文の活用は便利ですが、応募者は企業からの連絡を一つひとつ真剣に受け止めています。ATSの機能として、個別のフォローアップや面談の履歴を記録し、担当者間で共有することで、一貫性のある温かい対応ができます。また、内定者向けのフォローアップや懇親会の案内など、内定承諾率を高めるための施策もATS上で管理することで、内定辞退を防ぐことにつながります。

ATS導入における注意点

ATS導入後の運用でつまずかないために、いくつかの注意点を押さえておきましょう。まず、ATSは万能なツールではありません。あくまで採用担当者を支援するためのツールであり、採用活動の全てを任せるべきではありません。次に、ATSを導入しても、応募者への対応は迅速に行う必要があります。システムを導入したことで、かえって連絡が遅くなるようなことがあっては本末転倒です。最後に、データの入力ルールを統一すること。担当者ごとにデータの入力方法が異なると、正確な分析ができなくなってしまいます。

機能別！おすすめのATSサービス【3選】

ATSには、それぞれ異なる得意分野や特徴があります。ここでは、特に評価の高いATSを、それぞれの強み別に3つご紹介します。

応募者管理・集客に強みを持つATS

複数の求人媒体を運用しており、応募者の取りこぼしを防ぎたい企業におすすめのATSです。

HERP Hire

出典：）「HERP Hire 」
スタートアップや中小企業に人気のATSです。採用活動における情報のサイロ化を防ぎ、全社的な採用活動を促進する機能が充実しています。社員からのリファラル採用や、SNSからのソーシャルリクルーティングにも強みを持っています。

クラウドハウス採用

出典：）「クラウドハウス採用 」
自社採用サイトの構築から応募者管理まで、採用活動全体をカバーするATSです。Indeedなどの求人検索エンジンとの連携に強く、自社サイトへの集客力を高めたい企業に特におすすめです。

選考管理・面接調整に強みを持つATS

面接官が多い、または複雑な選考フローを持つ企業におすすめのATSです。

ジョブカン採用管理

出典：）「ジョブカン採用管理 」
勤怠管理システムで有名なジョブカンの採用管理ツールです。選考管理の機能が非常に充実しており、複雑な選考フローも柔軟に設定可能です。操作性もシンプルで、担当者以外も直感的に利用できます。

タレントパレット

出典：）「タレントパレット 」
タレントマネジメントシステムとしても知られるサービスですが、採用管理機能も非常に強力です。特に、面接官のスケジュールを自動で抽出し、候補者との日程調整を効率化する機能が強みです。

採用分析・可視化に強みを持つATS

データに基づいた戦略的な採用活動を行いたい企業におすすめのATSです。

HRMOS

出典：）「HRMOS 」
大手企業から中小企業まで幅広く利用されているATSです。採用活動のデータを多角的に分析・可視化する機能が充実しており、PDCAサイクルを回したい企業に最適です。

sonar ATS

出典：）「sonar ATS 」
採用管理システムとしてだけでなく、新卒採用、中途採用、アルバイト採用など様々な採用プロセスを一元管理できるのが特徴です。豊富なデータ分析機能で、採用活動全体の改善に貢献します。

採用管理システム（ATS）についてよくある質問（FAQ）

採用管理システム（ATS）についてよくある質問をまとめました。

ATSと他の採用ツールは何が違うの？

タレントマネジメントシステムは入社後の社員管理、採用マーケティングツールは候補者を集めることに特化しています。一方、ATSは集まった応募者を効率的に管理・選考することに強みがあります。

ATSはどんな会社におすすめ？

応募者が多くて管理が大変な会社、複数の求人媒体を使っていて業務が煩雑な会社、データに基づいて採用活動を改善したい会社におすすめです。

ATSを導入するとどんなメリットがあるの？

応募者情報を一元管理できるので業務効率が上がり、選考スピードが向上します。また、採用データを分析できるため、採用コストの削減や採用戦略の改善にもつながります。

ATSを導入する際の注意点はある？

導入コストや運用に慣れるまでの時間がかかります。また、システムに頼りすぎると柔軟な対応が難しくなるため、あくまで採用を支援するツールとして活用することが大切です。

まとめ

いかがでしたでしょうか？本記事では、採用活動の効率化に不可欠なATS（採用管理システム）について、その基本機能から導入のメリット・デメリット、選び方まで網羅的に解説しました。
応募者情報の一元管理、選考プロセスの可視化、データに基づいた採用戦略の立案など、ATSは採用担当者の業務を多角的にサポートします。一方で、コストや運用定着までの時間といったデメリットも存在するため、自社の課題を明確にした上で、最適なシステムを選ぶことが成功の鍵となります。
ATSは、あくまで採用活動を支援するためのツールです。本記事を参考に、貴社の採用課題を解決する最適なATSを見つけ、データに基づいた戦略的な採用活動を実現しましょう。