採用業務は外注できるの？おすすめの採用代行サービスや委託できる内容、料金相場を解説！

「採用活動がうまくいかない」「人手不足でコア業務に集中できない」と悩んでいませんか？少子高齢化や働き方の多様化により、採用市場は年々複雑化しており、自社だけで優秀な人材を確保するのは難しくなっています。
そこで注目されているのが、採用業務を外部の専門業者に委託する「採用代行（RPO）」です。本記事では、採用代行で依頼できる業務内容やメリット・デメリット、料金体系、そして自社に合ったサービスの選び方まで、詳しく解説します。

採用業務を外注する採用代行とは

採用代行とは、企業が自社の採用活動を外部の専門業者に委託するサービスのことです。「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれ、採用計画の立案から内定者フォローに至るまで、採用業務のすべて、もしくは一部を代行してくれます。
採用代行は、単に事務作業を代行するだけでなく、専門的なノウハウを持つプロの視点から、企業の採用課題を分析し、最適な戦略を提案してくれることが大きな特徴です。これにより、自社のリソース不足を補いながら、採用活動の効率化と質の向上を同時に実現することができます。
近年の採用市場は、少子高齢化による労働人口の減少や、働き方の多様化により複雑化しています。企業にとっては、従来の採用手法だけでは優秀な人材を確保することが難しくなっており、より専門的で戦略的な採用活動が求められています。このような背景から、採用に関する専門知識やリソースを持たない企業が、外部の専門家である採用代行サービスを活用するケースが増えているのです。

採用代行で依頼できる業務内容の具体例

「採用代行サービスで、具体的にどんな業務を依頼できるのだろう？」 このように疑問に思う方もいるのではないでしょうか。 採用代行がカバーする業務範囲は、サービスの提供会社や料金プランによって多岐にわたります。一部の業務だけを依頼できるものから、採用活動の全てを丸ごと任せられるものまでさまざまです。
このセクションでは、採用代行で依頼できる代表的な業務について、以下の内容を解説します。

採用計画・戦略の立案

採用活動を成功させるには、まず明確な採用計画と戦略を立てることが不可欠です。しかし、「何から手をつければいいかわからない」「自社の採用課題が明確になっていない」という企業も少なくありません。採用代行サービスでは、こうした課題を解決するために、採用のプロが企業に伴走し、計画の立案をサポートします。
具体的には、企業の事業戦略や人材要件をヒアリングし、ターゲットとなる人材像を具体的に設定します。また、採用市場の動向や競合他社の採用状況を調査・分析することで、より効果的な採用チャネルや手法を提案してくれます。
この段階で、募集職種ごとの目標人数やKPI（重要業績評価指標）、予算などを設定し、採用活動全体のロードマップを策定します。専門的なノウハウに基づいた戦略を立てることで、場当たり的な採用活動を脱却し、計画的かつ効率的な採用を実現できるのが大きなメリットです。

応募者管理・スクリーニング

採用担当者が最も多くの時間を費やす業務の一つが、応募者の管理です。求人媒体やエージェントから日々届く応募書類の確認や、合否連絡、面接日程の調整などは、非常に煩雑で手間がかかります。
採用代行サービスでは、こうした応募者管理業務を代行してくれます。具体的には、応募書類の受付から進捗管理、応募者へのメール・電話連絡などを一括して行います。応募者情報の一元管理ツールを導入している場合も多く、これにより、採用担当者は複数の管理画面を行き来する手間から解放されます。
また、応募書類のスクリーニング（書類選考）代行も可能です。企業の求める人物像や必須スキルに基づき、代行会社のプロが一次スクリーニングを実施します。これにより、採用担当者は面接に進める質の高い候補者にのみ集中できるようになり、選考プロセスの効率化が図れます。

求人募集・説明会の実施

より多くの求職者にアプローチするためには、効果的な求人媒体の選定や魅力的な求人票の作成が欠かせません。しかし、どの媒体が自社に最適か判断するのは難しく、求人票のライティングには専門的なスキルが必要です。
採用代行サービスでは、これまでの豊富な実績に基づき、最適な求人媒体を提案し、その掲載代行までを担ってくれます。求人広告の運用代行や、スカウトメールの作成・配信まで依頼できるケースもあります。また、会社説明会の企画・実施も代行可能です。会場の手配や資料作成、当日の司会進行などを任せることで、採用担当者の負担を大幅に軽減できます。
特に、知名度がまだ高くない企業にとって、プロによるライティングや企画は、求職者への訴求力を高め、応募者数の増加に繋がる重要な要素となります。

面接・内定者フォロー

面接は、求職者の本質を見抜き、入社意欲を高める重要なプロセスです。しかし、採用担当者のリソースが不足している場合、一次面接を十分に実施できなかったり、面接後のフォローが手薄になったりすることがあります。
採用代行サービスでは、面接官の代行を依頼することも可能です。企業の採用要件に基づき、代行会社の担当者が一次面接や二次面接の一部を担当します。専門的な面接スキルを持つプロが担当することで、公平かつ客観的な評価が可能となり、面接の質を高めることができます。
また、内定辞退を防ぐための内定者フォロー業務も依頼可能です。内定者への定期的な連絡や、懇親会の企画・運営などを代行してもらうことで、入社までの間に内定者のモチベーションを維持し、入社後のミスマッチを未然に防ぐことができます。

その他、採用代行で依頼できる業務

上記以外にも、採用代行サービスでは様々な業務を依頼することができます。以下に代表的な例を挙げます。

このように、採用代行サービスは、企業の採用課題に合わせて、必要な業務をピンポイントで依頼できる柔軟性を持っています。自社のリソースや得意分野、不足している部分を見極め、最適な範囲で依頼することが、サービス活用の成功に繋がります。

【採用担当者向け】採用代行を利用する4つのメリット

採用代行は、単に業務をアウトソースするだけでなく、企業の採用活動そのものに大きなプラスの影響をもたらします。 このセクションでは、採用担当者が採用代行を利用することで得られる、以下の4つのメリットについて詳しく解説します。

採用のプロによるノウハウで採用活動の質が向上する

自社に採用の専門知識を持つ担当者がいない場合でも、採用代行を活用すれば、採用のプロが持つノウハウをすぐに活用できます。採用代行会社は、これまで多くの企業の採用を支援してきた実績から、最新の採用トレンドや市場動向を熟知しています。そのため、自社だけでは思いつかないような効果的な採用戦略の立案や、求職者の心に響く求人票の作成、応募者管理の効率化など、専門的な視点から採用活動全体の質を高めてくれます。結果として、より質の高い母集団形成や、採用後のミスマッチを減らすことにも繋がります。

採用担当者がコア業務に集中できる

採用業務は、求人票作成や応募者対応、面接日程の調整など、多岐にわたります。特に、中小企業などでは、採用担当者がこれらのノンコア業務に追われ、本来注力すべき採用戦略の策定や面接、内定者への動機付けといったコア業務に十分な時間を割けないケースが少なくありません。採用代行を活用すれば、煩雑な事務作業を外部に委託できるため、採用担当者はより付加価値の高い業務に集中できます。これにより、一人ひとりの求職者と丁寧に向き合う時間が確保でき、採用成功率の向上に繋がります。

採用コストを削減できる可能性がある

「採用代行は費用がかかる」と考えるかもしれませんが、結果的にコスト削減に繋がるケースも多くあります。採用代行を活用することで、応募者対応の遅延による選考離脱を防ぎ、採用歩留まりを改善できます。また、自社に最適な採用チャネルをプロが選定することで、無駄な広告費を抑えることが可能です。さらに、採用担当者を新たに雇用する人件費と、採用代行サービスへの費用を比較すると、採用代行を利用する方がコストを抑えられる場合もあります。特に、一時的な採用活動の増加に対応したい時や、採用担当者が不足している時には、効果的なコスト管理が実現できます。

採用活動の属人化を解消できる

採用活動が特定の担当者の経験やスキルに依存している場合、その担当者が異動や退職をした際に、採用ノウハウが失われてしまうリスクがあります。いわゆる「採用の属人化」です。採用代行サービスを利用することで、採用業務のプロセスやデータが可視化され、誰でも再現可能な形に整備されます。また、代行会社の持つ専門的なノウハウが組織全体に共有されることで、採用担当者個人に依存しない、持続可能な採用体制を構築できます。これにより、担当者が変わっても安定して採用活動を進めることが可能になり、企業としての採用力を底上げできます。

採用代行を利用する際に知っておくべき3つのデメリット

採用代行は非常に便利なサービスですが、デメリットも存在します。導入後に後悔しないためにも、事前にそれらを理解し、対策を立てておくことが重要です。
このセクションでは、採用代行を利用する際に知っておくべき、以下の3つのデメリットについて解説します。

社内に採用ノウハウが蓄積されにくい

採用代行の最大のデメリットの一つは、自社に採用ノウハウが蓄積されにくいことです。採用代行サービスに業務を丸投げしてしまうと、採用担当者が「なぜこの採用手法が成功したのか」「どういったプロセスで候補者とコミュニケーションを取るべきか」といった、採用活動の核心的な部分を学ぶ機会が失われてしまいます。結果として、サービス利用をやめた後に自社で採用活動を再開しようとしても、ゼロから体制を構築しなければならない事態に陥る可能性があります。ノウハウを蓄積するためには、定期的なミーティングを通じて代行会社から進捗や改善点をフィードバックしてもらうなど、積極的に関与することが不可欠です。

自社の意図と認識のズレが生じる可能性がある

採用活動は、企業文化や価値観、求める人物像を深く理解している必要があります。しかし、外部の代行会社に委託する場合、細かなニュアンスや文化的な背景が伝わらず、認識のズレが生じることがあります。例えば、「自社の雰囲気と合わない人材が面接に進んでしまった」「求人票の表現が、求めているターゲットに響かないものだった」といったミスマッチが発生するリスクです。これを防ぐためには、サービス開始前に企業の理念や求める人物像について、徹底的にすり合わせを行うことが重要です。また、日々の進捗報告を密に行い、常に情報共有を怠らないようにしましょう。

費用負担が増加する可能性がある

採用代行サービスは、月額固定型や成果報酬型など、様々な料金体系があります。しかし、依頼する業務範囲や採用人数が想定より多くなった場合、当初の見積もりを上回り、費用負担が増加する可能性があります。特に、従量課金型のサービスでは、応募者が増えれば増えるほど費用が膨らむため、注意が必要です。サービス契約を結ぶ際には、料金体系の内訳や追加費用が発生する条件を事前に明確に確認しておくことが大切です。また、費用対効果を定期的に検証し、予算と成果のバランスを見ながら運用していくことが求められます。

採用代行サービスの料金体系と相場

採用代行サービスの導入を検討する際、最も気になるのが料金ではないでしょうか。料金体系はサービス提供会社や依頼する業務範囲によって大きく異なります。
このセクションでは、以下の3つのポイントについて解説します。

採用代行サービスの主な料金体系

採用代行サービスの料金体系は、主に以下の2つのタイプに分けられます。
従量課金型
この料金体系は、依頼した業務の量に応じて費用が変動するものです。例えば、「応募者1人あたり〇円」「面接設定1件あたり〇円」といった形で料金が設定されています。

月額固定型（一括型）
月額固定型は、依頼する業務内容と期間を事前に定めて、月ごとに一定の費用を支払うタイプです。例えば、「月額〇円で、応募者対応から面接調整まで一括で代行」といった契約になります。

多くのサービス提供会社では、上記を組み合わせたハイブリッド型や、初期費用や成果報酬を組み合わせたプランも提供しています。自社の採用規模や予算に合わせて、最適な料金体系を選択することが重要です。

採用代行サービスの費用相場

採用代行サービスの費用相場は、依頼する業務内容や範囲、期間によって大きく変動します。ここでは、一般的な相場感を解説します。

また、採用人数に対して成果報酬が発生するケースもあります。この場合、1人あたり50万円〜100万円、あるいは年収の10%〜35%程度が相場とされています。
これらの相場はあくまで目安であり、企業の事業規模や募集職種（専門職やマネジメント層など）によっても料金は変動します。複数のサービス提供会社から見積もりを取り、比較検討することが大切です。

採用代行サービスは費用対効果で検討しよう

採用代行の費用を検討する際は、単に金額の大小で判断するのではなく、費用対効果（ROI）で考えることが重要です。
例えば、採用担当者が採用業務にかける時間や人件費を試算してみましょう。

もし、採用代行に月額50万円（年間600万円）を支払って、採用担当者がコア業務に集中でき、より多くの優秀な人材を獲得できたとします。この場合、単なる費用比較では「採用代行は高い」と見えますが、採用担当者が生み出す付加価値や、採用成功による事業成長を考慮すれば、十分に費用対効果が高いと言えます。
自社の採用課題を解決し、事業成長に貢献できるのであれば、初期費用が高く見えても、長期的に見てコスト削減や利益拡大につながる可能性が高いです。目先の費用だけでなく、得られるメリットを総合的に評価し、投資としてのリターンを判断しましょう。

【自社の課題別】採用代行サービスの選び方5つのポイント

数多く存在する採用代行サービスの中から、自社に最適なサービスを選ぶのは容易ではありません。サービス選びを誤ると、期待した成果が得られず、費用だけがかさんでしまうリスクもあります。
このセクションでは、採用代行サービスを選ぶ際に押さえておくべき、以下の5つの重要なポイントについて解説します。

ポイント1：解決したい課題に対応しているか

まず、自社の採用課題を明確にすることが最も重要です。「応募者数が足りない」「面接日程の調整に時間がかかっている」「採用活動のノウハウがない」など、課題は企業によって様々です。

自社の課題と、サービスの得意分野が一致しているかを確認することで、導入後のミスマッチを防ぎ、高い成果を期待できます。

ポイント2：得意な業種や職種の実績が豊富か

採用活動は、業種や職種によって成功のセオリーが異なります。例えば、ITエンジニアの採用と、営業職の採用では、アプローチすべき媒体や求職者への訴求方法が全く違います。

実績が豊富なサービスは、その業界特有の事情や市場動向を熟知しているため、より的確な提案や効果的な運用が期待できます。具体的な実績や成功事例は、サービス提供会社のホームページや資料で確認できることが多いです。

ポイント3：コミュニケーション体制が確立されているか

採用代行は、外部のパートナーと協業する形となるため、密なコミュニケーションが不可欠です。円滑なコミュニケーションが取れないと、認識のズレが生じたり、報告が遅れたりする原因となります。

特に、サービスの担当者とは長期的に付き合うことになるため、信頼関係を築けるかどうかが成功の鍵を握ります。契約前に、担当者との面談を希望することも一つの手です。

ポイント4：料金体系は予算と合っているか

「採用代行サービスの料金と相場」のセクションでも解説したように、料金体系はサービスによって様々です。自社の予算と採用計画に合わせて、最適なプランを選びましょう。

複数のサービスから見積もりを取り、料金に含まれる業務範囲や、追加費用が発生する条件などを細かく確認することが、予算オーバーを防ぐ上で非常に重要です。

ポイント5：依頼範囲と役割分担を明確にしているか

サービス契約を結ぶ前に、「どこまでを代行会社に任せるのか」「自社はどの業務を担うのか」を明確にしておくことが、トラブルを未然に防ぎ、スムーズな運用を行う上で不可欠です。

【厳選】おすすめの採用代行サービス5選

ここでは、採用代行サービスの中から、実績や特徴、得意分野などを考慮したおすすめの5社をご紹介します。各サービスの特徴を比較し、自社の課題解決に最適なパートナーを見つける参考にしてください。

株式会社uloqo

出典：）「株式会社uloqo」

株式会社キャリアマート

出典：）「株式会社キャリアマート」

レジェンダ・コーポレーション株式会社

出典：）「レジェンダ・コーポレーション株式会社」

株式会社ネオキャリア

出典：）「株式会社ネオキャリア」

株式会社トライアンフ

出典：）「株式会社トライアンフ」

採用代行についてよくある質問（FAQ）

採用代行についてよくある質問をまとめました。

採用代行の主な依頼内容は何ですか？

求人票の作成、応募者の管理、面接日程の調整、会社説明会の実施など、採用に関する幅広い業務を依頼できます。自社の課題に合わせて、必要な業務だけを代行してもらうことも可能です。

採用代行を利用する一番のメリットは何ですか？

採用のプロのノウハウを活用できるため、採用活動の質が向上します。また、ノンコア業務を外部に任せることで、採用担当者が面接や戦略立案といったコア業務に集中できる点も大きなメリットです。

採用代行はどんな企業に向いていますか？

採用担当者のリソースが不足している企業、採用ノウハウが社内にない企業、急な事業拡大で大量採用が必要な企業などに向いています。

費用はどのくらいかかりますか？

依頼する業務内容や期間によって大きく異なります。応募者数に応じて費用が変わる従量課金型や、月額で固定費用を支払うタイプなどがあります。相場は月額10万円〜100万円以上と幅広いです。

まとめ

いかがでしたでしょうか？本記事では、採用代行サービスについて、その概要から具体的な業務内容、メリット・デメリット、そして料金相場や選び方までを詳しく解説しました。
採用活動は、事業の成長に欠かせない重要な業務ですが、多くの時間とリソースを必要とします。採用代行サービスを賢く活用することで、煩雑なノンコア業務を外部に委託し、採用担当者が本来注力すべきコア業務に集中できるだけでなく、プロのノウハウを取り入れることで採用活動の質そのものを向上させることができます。
この記事を参考に、自社の採用課題を解決できる最適な採用代行サービスを見つけ、効率的かつ効果的な採用活動を実現してください。

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