採用業務委託とは？業務内容やサービス選定方法、委託の流れを解説！

近年の人材不足の影響で、採用にお困りの企業は多いのではないでしょうか。
そんな企業におすすめの方法は、採用業務を外部に委託する、という方法です。
この記事では、採用業務委託の内容やサービス選定方法、委託の流れまで解説していきます。

採用代行業者へ委託できる業務内容とは

採用代行サービスを実施している業者が、多くの場合実行している業務をまとめました。
代表的な業務は以下の通りです。

・採用計画・戦略立案
・母集団形成
・求職者管理
・スクリーニング・面接
・内定者のフォロー

詳しく解説していきます。

採用計画・戦略立案

まずは採用するに当たって、計画を作ったうえで戦略を立てることが欠かせません。この業務には専門的な知識が必要になりますが、コンサルティングも行っている採用代行業者であったら、この業務に対して強いと言えるでしょう。
具体的には、

・採用要件のすり合わせ
・採用KPIの設定
・選考フローの設定
・採用後の内定者研修の実施

これら一連の流れを計画することが可能であるため、戦略立案のノウハウがない企業の場合、コンサルティングに強い採用代行業者を利用することがおすすめです。

母集団形成

母集団形成には、

・求人広告の掲載
・リファラル採用
・オンライン広告
・SNS活用
・企業説明会・セミナー

など、様々な手法がありますが、これら全ての知見を兼ね備えた企業は少ないでしょう。一方で、企業が採用活動を円滑に行うためには、母集団形成のための自社の認知度向上が欠かせません。採用代行業者は、これらに精通している場合が多いと言えるでしょう。

求職者管理

母集団形成に成功した後には、沢山の応募者が集まります。
その際、大量の書類確認や応募者とのコミュニケーションが必要となります。採用代行業者は、

・提出された書類の管理
・日程調整
・質問対応
・合否連絡
・管理ツールへのステータス入力

などの業務も委託することが可能です。
これらの作業を外部に委託することで、時間と労力を大幅に削減できます。

スクリーニング・面接

多数の応募者が集まった場合、それに伴って書類の数も増えるのは必然です。全てのエントリーシートを評価するのには多大な工数が必要ですが、短時間で多数の人材採用をしたい場合などには、採用業務委託は非常に効率的なため、有効と言えるでしょう。

内定者のフォロー

実際に採用する人材が決まった後、

・メールでの連絡
・入社前研修の企画

などのフォローまで委託することが可能です。内定辞退を防止するためにこれらの施策は欠かせませんが、他の人材への選考に集中するためには、積極的な採用代行業者の利用が有効でしょう。

採用業務委託を行うメリット・デメリットとは

採用業務委託を行うメリット・デメリットを、それぞれ解説していきます。

採用活動を業務委託するメリット

採用活動を業務委託するメリットは、

・コア業務にリソースを割ける
・コスト削減に繋がる場合が多い
・プロの知識と経験を活かせる

これら3点になります。
それぞれ見ていきましょう。

コア業務にリソースを割ける

採用業務委託は、

・採用計画の立案
・母集団形成
・媒体管理
・応募者とのコミュニケーション

などの多くの工数が必要な業務を代行できるため、自社が採用活動に費やす時間短縮に繋がります。それによって、自社内のコア業務へリソースを割くことが可能になります。

コスト削減に繋がる場合が多い

採用業務委託のコストと自社で行う際のコスト、両者を事前に比較することは重要ですが、採用業務委託のコストが下回る場合が比較的多いと言えます。企業で人事1名を雇う場合、年間約500万円の人件費がかかります。一方、採用業務委託を活用する場合、ずっと安価なコストでサービスを利用できます。必要な分だけコストをかけることも可能なため、魅力的です。

プロの知識と経験を活かせる

採用代行業者には、採用データや知識、経験を持ったプロが在籍しています。そのため自社で採用業務を行うよりも効率的な採用活動を期待できます。

採用活動を業務委託するデメリット

ノウハウが蓄積されない場合がある

採用業務委託を、特に計画を立てないまま利用すると、自社に採用に関するノウハウが蓄積されない恐れがあります。この点を回避するためには、業者との密な連携と、業者の持つ知見や経験を自社にストックするシステム構築が必要です。

コスト増加の可能性もある

さきほど、メリットに「コスト削減に繋がる場合が挙げられる」と述べましたが、例外もあります。事前の業者選定で大まかなコストを把握することは可能ですが、委託する業務量が増えた場合や業務の専門性が高い場合に追加コストがかかる場合もあるため、契約後にコスト上昇が見込まれた場合には、業者とコミュニケーションをとって選考の進捗状況や目標の達成度合いを共有し、アウトソーシングする業務を見極めることが大切です。

情報管理が困難である

当然ですが、業務をアウトソーシングするためには自社の情報を委託先に共有することが必要です。その過程で自社の専門知識やノウハウなどの情報が漏洩するリスクが考えられます。

採用代行業者を選ぶポイントとは

採用業務委託を効果的に活用するためには、まず本当に依頼が必要な業務を明確にし、その業務を代行できるサービス会社を見つけることが重要です。ここでは、採用業務の委託先を選ぶ際のチェックポイントを、

・対応可能な業務に漏れはないか
・採用実績は豊富か
・自社の予算に費用は見合っているか
・円滑なコミュニケーションがとれるか
・コア業務に強みを持っているか？

5つに分けて解説していきます。

対応可能な業務に漏れはないか

採用代行業者によって、対応可能な業務に幅があります。事前に自社が依頼したい業務を明確にしたうえで、その業務をどの業者なら担当してくれるのかを基準に選定しましょう。

採用実績は豊富か

採用代行の実績がある会社と、そうでない会社とでは、一連の採用の流れのスピード感の差であったり、蓄積されているノウハウの差が大きくあります。自社が所属する業界での支援実績や業界知識がどれだけあるのかかまで確認し、自社とのマッチ度も含めて選定することが重要です。

自社の予算に費用は見合っているか

委託先によってサービス利用の費用は変動します。自社の委託する業務内容や予算と、業者の提示する費用とを見比べて利用するサービスを選ぶことが大切です。

円滑なコミュニケーションがとれるか

自社と委託先とのコミュニケーションが不足していた場合、採用代行業者の自社に対する理解が深まらず、ミスマッチの人材を獲得する恐れがあります。この事態を避けるためにも、日頃から業者との密なコミュニケーションを図ることが重要です。

委託業務に強みを持っているか？

採用代行業者にはそれぞれ強み、弱みがあります。自社が委託する業務に対し委託先が強みを持っているかの下調べは、今後の採用実績に深く関わるため、必ず行いましょう。

採用業務代行を依頼する流れ

採用業務代行を行う際の流れは以下の通りとなっています。

1.自社内MTG
2.業者とのキックオフMTG
3.採用計画の策定
4.現状の採用フローの見直し
5.委託業務を決定する
6.各種必要コンテンツの作成
7.運用開始
8.定例MTGでの目標に対する進捗状況の確認

それぞれのステップを見ていきましょう。

1.自社内MTG

まず初めのステップとして、委託するにあたっての条件設定を自社内で行う必要があります。
具体的なアジェンダに、

・委託予定の業務の絞り込み
・採用業務代行にかけられる予算の決定
・採用代行業者の選定

これらが挙げられます。
業者との取引を開始する前に、まずは自社内での調整をしっかり行いましょう。

2.業者とのキックオフMTG

次のステップは、自社と委託先の企業との間で行われるキックオフMTGです。
このミーティングでのアジェンダは、

・プロジェクトの目標
・スコープ
・期間
・予算

これらが挙げられます。
また、チームメンバーの導入やコミュニケーションプランの確立など、プロジェクトに関する基本的な情報を共有します。

3.採用計画の策定

キックオフMTGの後は、サービス利用するにあたって

・採用する候補者の人数
・質
・スキル
・ポジション

これらの主要な目標を設定します。
これらの目標は企業のニーズに合わせて設定されており、成功の指標として機能するため、どのラインを採用業務代行の成功とするのかをよく考えて決めましょう。

4.現状の採用フローの見直し

委託先業者は、自社の採用フローに改善するポイントがないか、客観的視点から考察します。
具体的な改善ポイントの代表例に、

・求人広告のパフォーマンスの分析
・候補者の選定
・面接プロセス
・オファー作成

これらが含まれます。

5.委託業務を決定する

自社と採用代行業者で、具体的な委託業務を決定します。
具体的な委託業務として、

・求人広告の作成と公開
・スクリーニング
・面接の日程調整
・候補者のフォローアップ

これらが実際にアウトソーシングする業務内容の中でも代表的なものになります。

6.各種コンテンツの作成

採用代行業者は、

・求人広告
・募集メッセージ
・面接ガイドライン
・オファーレター

などの採用に関連するコンテンツを作成します。
これらのコンテンツは母集団形成に非常に重要なため、自社のコア業務に対する工数の許す限り、自社も混ざって考案していくのが良いでしょう。

7.運用開始

採用代行業者は、

・採用プロセスの実行
・求人広告の公開
・候補者の応募

これらを実施し、実際に運用を開始します。
自社との連携度が問われるフェーズなため、積極的にコミュニケーションを取ることが重要です。

8.定例MTGでの目標に対する進捗状況の確認

プロジェクト進行中に、定例MTGを開催することで密なコミュニケーションを図ることができます。
この定例MTGでのアジェンダは、

・プロジェクトの進度とスケジュールの差の確認
・現状の採用活動における課題の共有
・成果物の確認

これらが挙げられます。
また、この定例MTGは進捗状況の透明性確認に繋がり、プロジェクトの成功を確保するのに役立つため、必ず行いましょう。

おすすめの採用業務代行のサービス紹介3選

実際に、おすすめである採用業務代行サービスを3社、紹介していきます。

・株式会社uloqo（旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ）
・株式会社ONE
・株式会社リンクコンサルティンググループ

それぞれ見ていきましょう。

株式会社uloqo（旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ）

uloqoは、創業8年で延べ500社以上の支援実績を有する採用代行会社です。創業以来一貫してデジタル領域の採用支援に強みを有し、Sier出身者やソフトウェアベンダー出身者で構成されています。成果に徹底的にコミットし、時として支援範囲を拡大することも厭わないスタンスで、顧客の信頼を獲得しています。

株式会社ONE

株式会社リンクコンサルティンググループ

まとめ

今回の記事では、採用業務委託の内容や、サービス選定方法、委託の流れまで解説しました。
総じて重要なことに、

・委託前に自社内で調整を念入りに行う
・委託先との密なコミュニケーションをとる

これら2点が挙げられます。
採用活動に課題を抱える企業は多いですが、採用業務代行を利用することで、課題解決をしていきましょう。