【例文付き】スカウトメールの書き方は？13個のポイントについて解説！

採用活動において、優秀な人材を獲得するためには、スカウトメールの効果的な活用が欠かせません。
しかし、多くの企業がスカウトメールを送信する中で、返信率を上げるためにはどのような工夫が必要なのでしょうか？

本記事では、スカウトメールを成功に導くための具体的なテクニックと戦略を紹介します。ターゲットの明確化から、興味を引くための冒頭の工夫、さらに返信のしやすさを考慮したメッセージ作成まで、実践的なポイントを押さえて、効果的なスカウトメールの書き方を徹底解説します。

あなたの採用活動を次のレベルに引き上げるためのヒントが満載です。

スカウトメールとは

スカウトメール（スカウトメール）とは、企業が潜在的な求職者に対して直接送る採用メッセージのことです。ダイレクトリクルーティングの一環として利用されることが多く、求職者に対して興味を持ってもらい、応募や面談に繋げることを目的としています。

スカウトメールが注目されている背景

スカウトメールが注目されている背景には、労働市場の変化やテクノロジーの進化、企業の採用活動に対するニーズの変化が深く関係しています。
以下は、その背景について詳しく説明します。

求職者市場の競争激化

求人倍率が上昇し、求職者が選択肢を広げている中で、企業は優秀な人材を効率的に確保する必要性が高まっています。
下のグラフをご覧ください。

出典：）「一般職業紹介状況(令和6年6月分)について｜厚生労働省」

令和6年6月の有効求人倍率は1.23倍で、人材不足が深刻であることが読み取れます。近年、多くの業界で人材不足が深刻化しており、特に高度なスキルや専門知識を持つ人材の確保が難しくなっています。

テクノロジーの進化とデータ活用

AIやビッグデータの発展により、求職者のスキルセットや経験、興味をより詳細に分析できるようになりました。このデータを活用して、特定の条件に合致する求職者を特定し、個別にアプローチすることが可能になったため、スカウトメールの精度が向上しています。

また、SNSやプロフェッショナルネットワーク（例：LinkedInなど）の普及により、企業が求職者の情報を容易に入手し、直接コンタクトを取ることが可能になったことも背景にあります。

コスト効率の向上

求人広告や採用エージェントを利用する伝統的な採用手法に比べ、スカウトメールはコスト効率が良いとされています。特に、ITツールやリクルーティングプラットフォームを活用することで、比較的低コストで広範囲の候補者にアプローチできるため、採用予算が限られている企業でも導入しやすくなっています。

スカウトメールの代表例3つを紹介

スカウトメールの種類によって本文内容や役割が全く異なります。大きくわけて3つに分けられます。

それぞれのメールについて詳しくご説明いたします。

システムで自動配信されるメール

システムで自動配信されるスカウトメールは、企業が設定した条件に基づいて、特定の条件に合致する求職者に対して自動的に送信されるメールです。このタイプのメールは、予め設定したフィルターや条件（例えば、特定のスキルや経歴、地域、年齢など）に合致する候補者に送られることが一般的です。

メリット

多くの求職者に対して効率的にアプローチすることができます。
また、特定のターゲット層に対して網羅的にリーチするため、特定の業界や地域で幅広く候補者を探したい場合に有効です。

デメリット

自動配信であるため、受取人に特化した内容が少なく、受取人にとって興味を引きづらい可能性があります。

また、 汎用的な内容であるため、求職者がスパムメールとして認識するリスクがあり、開封率や反応率が低くなることが多いです。

1to1で送るメール

1to1で送るスカウトメールは、企業の採用担当者が特定の候補者に対して、個別に送信するメールです。このタイプのメールは、候補者のプロフィールや過去の経験、スキルを深く理解した上で、個別にパーソナライズされた内容を含みます。

メリット

候補者と企業との間で信頼関係を構築することができ、応募意欲を高めることができます。また、優秀な候補者を説得して自社に興味を持ってもらうための手段として有効です。

デメリット

個別にパーソナライズされたメールを作成するには時間と労力がかかるため、大量の候補者に対しては不向きです。
また、候補者の経歴やニーズを正確に理解しないと、逆効果になってしまいます。

一斉送信されるメール

一斉送信されるスカウトメールは、特定のターゲットグループに対して一度に送信されるメールです。このタイプのメールは、特定のキャンペーンやイベント、求人フェアなどに関連して、多数の候補者に同時に送信されることが一般的です。

メリット

一度に多くの候補者に情報を届けることができるため、特定のイベントやキャンペーンの周知に有効です。

デメリット

大量送信であるため、個別の候補者に対してパーソナライズするのが難しく、反応が薄くなる可能性があります。
また、内容が一般的であるため、受取人がスパムとして認識するリスクが高く、開封率や反応率が低下する可能性があります。

スカウトメールの開封・返信率を上げる方法

スカウトメールの開封・返信率を上げるためのポイントがそれぞれあります。

スカウトメールの開封率を上げる方法

スカウトメールの開封率を上げるためには、以下6つのポイントを意識することが重要です。

それぞれについて詳しく解説します。

件名の文字数は20〜25字にする

件名の文字数は短すぎても伝わりにくく、長すぎると途中で切れてしまうため、20〜25字が最適です。この範囲なら、メールクライアントやスマートフォンで表示される際に全文が見えやすくなり、候補者の注意を引きやすくなります。

また、簡潔で要点を押さえた件名にすることで、候補者の興味を引き、メールを開封してもらいやすくなります。

候補者一人ひとりに向けた件名を作成する

スカウトメールは、候補者一人ひとりに向けたパーソナライズが重要です。件名に候補者の名前や、彼らのスキルや実績に関連するキーワードを盛り込むことで、個別に配慮されていることを感じさせ、メールの開封率が高まります。

たとえば、「〇〇様へ、デザイン経験を活かせる新たなチャンス」など、候補者の名前や専門性を含むことで、個別に送られた印象を与えます。

最も重要な情報を冒頭に配置する

件名の冒頭には、最も伝えたいことを配置するのが効果的です。スマートフォンやメールクライアントで件名が途中で切れることがあるため、重要な情報がしっかりと目に入るようにするためです。

例えば、「新たなキャリアのチャンスが待っています！【デザイン職】」など、冒頭に「キャリアのチャンス」や「デザイン職」など、候補者にとって重要なキーワードを配置します。

送る時間を意識する

スカウトメールを送る時間帯も開封率に大きく影響します。一般的に、平日の午前中（9時〜11時）や昼休みの時間帯（12時〜13時）、または夕方（17時〜19時）にメールを送ると、開封されやすいとされています。これらの時間帯は、多くの人がメールをチェックするタイミングであり、候補者がメールを見逃しにくくなります。

また、候補者の生活リズムや業界特性に合わせて、送る時間を工夫することも有効です。

具体的な情報を盛り込む

件名には、具体的な情報を盛り込むことで、候補者に内容が具体的で価値があると感じてもらうことができます。たとえば、「月収〇〇万円以上のポジション：UI/UXデザイナー」や「〇〇株式会社での新規プロジェクト参画募集」など、候補者にとって魅力的な条件や詳細情報を記載することで、興味を引きます。

具体的な数字やポジション名を明記することで、曖昧さを避け、候補者に明確なイメージを持たせることができます。

自社独自の魅力を訴求する

件名には、自社独自の魅力を訴求することも効果的です。他の企業では得られない特徴や利点を前面に押し出すことで、候補者に「ここでしか得られない機会だ」と感じてもらうことができます。

例えば、「急成長中の〇〇でキャリアアップ！」や「〇〇業界トップの企業で働きませんか？」など、自社の強みや特徴を強調することで、候補者に「ここに興味を持つべきだ」と感じてもらいます。

スカウトメールの返信率を上げる方法

では、次にスカウトメールの源信率を上げるためにはどうすればいいのでしょうか。
以下7つのポイントを意識することが重要です。

それぞれについて詳しく解説します。

ターゲットを明確にする

スカウトメールの返信率を高めるためには、まずターゲットとなる候補者を明確にすることが重要です。候補者のスキル、経験、業界、キャリア目標などを細かく分析し、その人物に最適なオファーを提供することが求められます。

候補者にとって自分に特化したオファーであると感じさせ、メールの内容が自身のキャリアにマッチしていると感じてもらいやすくなります。たとえば、特定のプログラミング言語に精通しているエンジニアに対して、そのスキルが求められるプロジェクトを提案するなど、具体的なターゲティングが必要です。

■採用ターゲットの決め方について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください！
採用ペルソナの作り方とは？項目や作成のコツ、フレームワークを解説

冒頭で候補者の興味を引く

スカウトメールの冒頭部分で候補者の興味を引くことが返信率向上のカギとなります。メールの最初の数行で、候補者が持っているスキルや経験に関するポジティブなコメントを入れることで、候補者に「このメールは自分に関係がある」と感じてもらいます。

例えば、「〇〇様の〇〇に関する豊富な経験に強く興味を持ちました」といった形で、個別の関心を引きます。これにより、候補者がメールを読み進める意欲が湧き、返信に繋がりやすくなります。

文字数を意識する

スカウトメールの文字数は、読み手が負担に感じない程度に抑えることが大切です。長すぎるメールは読むのが面倒に感じられるため、できるだけ簡潔に、しかし必要な情報はしっかりと盛り込みます。

具体的には、300〜500文字程度を目安に、内容を絞り込んだメッセージを作成します。重要な情報は優先的に配置し、候補者が一目で理解できるように工夫します。

候補者にとってのメリットを強調する

返信率を上げるためには、候補者にとっての具体的なメリットを明確に提示することが重要です。例えば、キャリアアップの機会、独自の福利厚生、リモートワークの可能性、高い給与水準など、候補者にとって魅力的な要素を強調します。

また、自社の強みやプロジェクトの魅力を具体的に説明することで、候補者が「ここで働きたい」と思える理由を提供します。候補者にとって価値のあるオファーであることをしっかりと伝えることが、返信率向上に直結します。

簡潔で明確なメッセージにする

スカウトメールは、内容を簡潔に、そして明確に伝えることが求められます。候補者がメールを読んで「何を伝えたいのか」をすぐに理解できるように、構成をシンプルにし、無駄な情報を省きます。

たとえば、メールの目的や候補者に期待するアクション（返信、面談の設定など）を明確に記載することで、候補者が次に何をすればよいかが分かりやすくなります。

返信のしやすさを考慮する

候補者がスカウトメールに対して返信しやすいように、メールの内容や文言を工夫します。例えば、候補者が簡単に返事を送れるように、簡単な質問を含めることが効果的です。

また、「興味がありましたら、簡単に返信してください」や「〇〇までにご都合をお知らせいただけると幸いです」など、返信のハードルを下げる工夫を盛り込みます。さらに、メールの最後には連絡先や他の連絡手段（電話、SNSなど）を記載して、候補者が自身の都合に合わせて連絡できるように配慮します。

フォローアップメールを送る

最初のスカウトメールで返信がない場合でも、フォローアップメールを送ることが返信率向上に効果的です。候補者が忙しい時期にメールを見逃している可能性もあるため、適切なタイミングでフォローアップを行います。

この際、最初のメールの内容を簡潔に振り返りながら、再度興味を引くメッセージを送ります。フォローアップメールは丁寧かつ配慮のある内容で、候補者が「自分に本当に興味を持ってくれている」と感じられるようにすることが大切です。

■スカウトメール成功のコツについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください！
スカウトメール成功のコツは？開封率・返信率を向上させる方法を解説

スカウトメールの良い例文と悪い例文を紹介

スカウトメールの良い例文と悪い例文についてポイントと共に解説します。

良い例文

悪い例文

職種別スカウトメールの例文

職種別にスカウトメールの例文をご紹介します。

ITエンジニア（経験者）向けのスカウトメール

営業職（未経験者）向けのスカウトメール

次に、営業職向けのメールです。

2回目（再送）スカウトメールの例文

最後に、再送メールの例文です。

効果を出したいならスカウト代行サービス

採用活動において、優秀な人材を見つけ出すことは非常に重要です。しかし、日々の業務に追われ、十分なリソースを割けないことも多いのではないでしょうか。そこで、スカウト代行サービスをご利用いただくことで、効率的かつ効果的に優秀な人材を確保することが可能です。

スカウト代行サービスでは、候補者のリサーチからアプローチ、面談の調整まで一貫してサポートいたします。これにより、貴社の人事担当者は他の重要業務に集中でき、結果として時間とコストを大幅に節約できます。

具体的には、自社の求める人材にアプローチし、スカウトメールの作成やターゲットを絞った送信などの業務を代行します。また競合分析や市場動向を加味した競争力を保ち採用成功へと導いてくれます。

専門的な知識と経験を活用 スカウト代行サービスには、豊富な経験を持つリクルーターが在籍しており、業界や職種ごとの特性に応じた最適なアプローチを行います。
ターゲットとする人材に対して効果的にアプローチでき、採用成功率を高めることが可能です。

今こそ、採用活動を強化する時です。

スカウト代行サービスを利用することで、貴社の採用活動が次のステップへと進みます。貴社が求める優秀な人材を確保するために、ぜひご検討ください。

■おすすめの代行会社はもちろん、代行サービスの選び方や費用についても詳しく記載しておりますので、ぜひ参考にしてみてください！
【最新版】スカウト代行おすすめ8社を紹介！サービスの特徴、選び方を解説

おすすめのスカウト代行サービス

厳選したおすすめのスカウト代行サービスを4社紹介します。

株式会社uloqo

引用元：https://digireka-hr.jp/enjinia_saiyo_lp/

株式会社ONE

引用元：https://one-group.jp/humanresource/

株式会社プロリク

引用元：https://www.prorec.biz/company/

株式会社シンギョク

引用元：https://core-scout.com/

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、スカウトメールの返信率を高めるための重要なポイントを詳しく解説しました。

自社の採用活動における成功を実現するために、これらのポイントを取り入れましょう。
スカウトメールを作成する際にぜひ本記事を参考にしてみてください！