【採用担当者必見】スカウトメールのコツ　返信率を上げる書き方・送り方

「攻めの採用」が主流となる今、企業が求める人材に直接アプローチできるスカウトメールの重要性は高まっています。しかし、その書き方や運用方法に悩む採用担当者は少なくありません。この記事は、そんな悩みを解決するための必読ガイドです。返信率を劇的に上げるための具体的なコツ、今すぐ使える例文、そして主要な配信サービスの特徴までを網羅的に解説します。

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スカウトメールとは？注目される背景と有効な場面【3選】

スカウトメールは、企業が求める人材に対し、直接アプローチするために送るメッセージです。近年、採用市場が変化し、企業からの能動的なアプローチが重要視される中で、その役割はますます大きくなっています。

この記事では、まずスカウトメールの基本から解説し、なぜ今注目されているのか、どのような場面で特に効果を発揮するのかを掘り下げていきます。なお、採用担当者の業務負担を軽減する手段として、スカウト代行といったサービスも存在します。

スカウトメールの基本とダイレクトリクルーティングとの違い

スカウトメールは、企業が自社の採用条件に合った候補者を選定し、個別に送る特別なメッセージです。候補者のキャリアやスキル、経験を評価していることを伝え、面談や選考への参加を促す目的で使われます。

このスカウトメールは、広義の「ダイレクトリクルーティング」の一環と位置づけられます。ダイレクトリクルーティングとは、企業が人材紹介会社などを介さず、自社で候補者を直接探してアプローチする採用手法全般を指します。具体的には、SNSやデータベース、イベントなどを活用して候補者と接点を持ち、自社の魅力を伝えていく活動です。

つまり、スカウトメールは、ダイレクトリクルーティングという手法の中にある、「候補者への具体的なアプローチ手段の一つ」と言えます。どちらも企業が主体的に動く点では共通していますが、ダイレクトリクルーティングが戦略全体を指すのに対し、スカウトメールはそれに紐づく個別の戦術と理解すると良いでしょう。

スカウトメールが今注目されている3つの理由

従来の「求人広告を出し、応募を待つ」という採用手法が通用しなくなり、スカウトメールが注目される背景には、主に以下の3つの理由があります。

これらの理由について、以下で詳しく解説します。

採用競争の激化

少子化による労働人口の減少や、IT人材を中心とした特定の職種における需要の高まりにより、優秀な人材の獲得競争は激化しています。従来のように「求人を出せば応募が来る」時代は終わり、企業側から積極的に動かないと、求める人材に出会うことすら難しくなっています。スカウトメールは、埋もれている優秀な人材を発掘する有効な手段です。

転職潜在層へのアプローチ

求人サイトに登録している人は、転職意欲が顕在化している「転職顕在層」がほとんどです。しかし、本当に優秀な人材は、現在の仕事に不満がない、あるいは転職活動をする時間がないといった理由から、転職サイトに登録していない「転職潜在層」に多く存在します。スカウトメールは、こうした潜在層にも直接アプローチできるため、新たな母集団を形成する上で不可欠なツールとなっています。

採用コストの最適化

人材紹介サービスを利用する場合、採用が成立した際に高額な紹介料（年収の30〜35%が一般的）が発生します。一方で、スカウトメールを主軸としたダイレクトリクルーティングは、初期費用や月額利用料はかかるものの、採用人数が増えれば増えるほど一人あたりの採用コストを抑えることが可能です。長期的に見れば、コストパフォーマンスに優れているため、多くの企業が導入を検討しています。

【必見】スカウトメールが特に有効な3つの場面

スカウトメールは、どのような採用活動にも有効ですが、特に効果を発揮する場面は以下の3つです。

各場面について、詳しく解説します。

即戦力の人材をピンポイントで採用したい場面

特定のスキルや経験を持つ即戦力人材を求めている場合、求人広告を出すだけでは、求める人物像に完全に合致する候補者からの応募はなかなか集まりません。スカウトメールを使えば、候補者のレジュメを事前に確認し、自社の求める要件と照らし合わせて、ピンポイントでアプローチできます。これにより、採用のミスマッチを防ぎ、選考プロセスを効率化できます。

転職潜在層へアプローチしたい場面

前述の通り、優秀な人材は必ずしも転職活動をしているわけではありません。スカウトメールは、そうした潜在層に対して、特別なメッセージを届けることができます。これにより、転職を検討していなかった人にも、キャリアを改めて見つめ直すきっかけを提供し、自社への興味を惹きつけることが可能になります。

母集団形成に苦戦している場面

認知度の低い中小企業や、採用が難しいとされるニッチな職種の場合、従来の求人広告では応募が集まらず、母集団形成に苦戦することがよくあります。スカウトメールを活用すれば、企業の知名度に関係なく、候補者一人ひとりに直接会社の魅力や求人の魅力を訴えかけることができます。これにより、従来のチャネルではリーチできなかった層にもアプローチし、確実に母集団を形成していくことが可能になります。

【4選】スカウトメールの基礎的なコツ

スカウトメールの返信率を上げるためには、いくつか押さえておくべき基礎的なコツがあります。単にメールを送るだけでなく、候補者一人ひとりに「自分宛ての特別なメッセージだ」と感じてもらうための工夫が重要です。

以下でスカウトメール作成時に意識すべき4つのポイントをご紹介します。

ターゲットの設定とペルソナ設計をする

スカウトメールの成功は、適切なターゲットに送ることから始まります。まずは、「どのような人材にアプローチしたいか」を具体的に定義しましょう。そして、その人物像をより深く掘り下げた「ペルソナ」を作成することが重要です。

ペルソナとは、年齢、性別、職種、スキル、経験といった基本情報に加え、「転職を考えるきっかけとなりそうな悩み」や「仕事でやりがいを感じるポイント」までを具体的に想像した仮想の人物像です。

例えば、「高いコミュニケーション能力を持つ営業職」というざっくりとしたターゲットではなく、「現職では新規開拓が主で、既存顧客との関係構築に課題を感じている。将来的にはマネジメント経験を積みたいと考えている30代前半の男性」といった具体的なペルソナを設定します。

ペルソナが明確になると、響く文言や訴求ポイントが変わってきます。漠然としたメールではなく、「あなたの課題を解決できる」「あなたのキャリアを応援できる」といった具体的なメッセージを伝えられるため、候補者の関心を引きつけやすくなります。

文面の基本構成を作る

スカウトメールは、単なる求人情報ではありません。候補者に「この会社と話してみたい」と思ってもらうためのコミュニケーションツールです。そのため、以下のような基本構成を意識して作成しましょう。

件名と導入文で読み手の心を掴む

スカウトメールの最初の関門は「件名」です。誰に宛てたメッセージなのか、そしてこのメールを送った簡潔な理由を明記し、開封を促します。次に、挨拶と自己紹介でメールを送る部署や氏名を明確にすることで、候補者に安心感を与え、読み進めてもらいやすくなります。

スカウト理由と提案ポジションを具体的に伝える

本文に入ったら、なぜこの候補者にメールを送ったのかを具体的に伝えるスカウト理由を記載します。職務経歴やスキル、実績など、候補者のプロフィールをしっかり読み込んだことが伝わるようにすることで、特別感を演出できます。その上で、どのようなポジションを募集しているのかを簡潔に説明する提案ポジションを提示します。

自社の魅力で興味を引き、次のアクションに繋げる

さらに、候補者がこの会社で働くメリットや魅力を伝える自社の魅力を盛り込みます。具体的なエピソードや数字を交えると説得力が増すでしょう。そして、最後に結びの言葉と次のアクションとして、面談やカジュアルな面談への誘い、返信を促す言葉で締めくくります。この構成に沿って作成することで、候補者はメールの内容をスムーズに理解し、次のステップに進むべきか判断しやすくなります。

自社の魅力を簡潔に伝える

候補者の関心を引くためには、自社の魅力を効果的に伝えることが不可欠です。しかし、会社の歴史や理念を長々と語るのではなく、候補者が「自分ごと」として捉えられる情報を簡潔に記載しましょう。

具体的な仕事のやりがい

「裁量権が大きく、新規事業に挑戦できる」といった、候補者のキャリアや価値観に直接響くような内容を盛り込むのが効果的です。

社風やチームの雰囲気

「年齢や部署に関わらず意見交換が活発で、風通しの良い組織」など、候補者が興味を持つであろう情報を簡潔に記載することで、自社への興味を高めます。

得られるスキルやキャリアパス

「入社後2年間でマネジメントを経験できる」といった具体的なキャリアパスを示すことで、候補者は自身の未来を想像しやすくなります。

特に、他の企業にはない独自の強みや、そのポジションで得られる具体的なメリットを強調することで、差別化を図ることができます。

送信の時期を見極める

スカウトメールの送信タイミングも返信率に大きく影響します。一般的に、候補者が転職サイトにログインしている時間帯を狙うのが有効とされています。

平日における最適な送信時間帯

平日においては、候補者がメールをチェックしやすい時間帯を狙うことが重要です。具体的には、通勤時間帯である朝の7時から9時、昼休みである12時から13時、そして退勤後の18時から20時が最も効果的です。この時間帯は、仕事の合間や移動中にスマートフォンでメールを確認する人が多いため、送ったメールが埋もれにくい傾向にあります。

週末における効果的な使い方

週末は、平日に比べるとログイン数は少ないものの、じっくりとメールを読む時間があるため、平日とは異なるアプローチが可能です。平日中に送りきれなかった候補者への追送や、丁寧な長文メールを送る際に活用すると効果的です。週末に届いた特別なスカウトメールは、候補者に強い印象を残し、返信率の向上に繋がる可能性があります。

返信率を劇的に上げる！スカウトメール作成の基礎とテクニック

スカウトメールは送って終わりではありません。候補者に「返信したい」と思ってもらうことが何よりも重要です。ここでは、開封率と返信率を劇的に上げるためのテクニックをご紹介します。

返信率を上げるための3つの基礎的なコツ

スカウトメールの返信率を高めるには、候補者にとって「自分宛ての特別なメールだ」と感じてもらうことが不可欠です。

これらのコツについて、それぞれ詳しく解説します。

パーソナライズされた件名と本文にする

件名に候補者の氏名や職種を入れ、本文冒頭でプロフィールを具体的に読み込んだことを示しましょう。これにより、メールがテンプレートではない「パーソナライズされたメール」だと認識され、開封率を高めることができます。

自社で働くメリットを伝える

候補者のキャリアプランや興味関心に沿って、自社で働くことで得られるメリットを簡潔に示しましょう。これにより、候補者は自身のキャリアアップに繋がる可能性があると感じ、メールへの関心を深めてくれます。

返信へのハードルを下げる

「まずは30分ほどオンラインでカジュアルにお話しませんか？」といったように、面談までのステップを簡潔に示し、候補者が気軽に返信できるよう促します。これにより、返信することへの心理的なハードルが下がり、次のアクションに繋がりやすくなります。

これらの基礎的なコツを意識することで、候補者はメールを読み進めやすくなり、返信への意欲が高まります。

【3選】開封率・返信率を向上させるのテクニック

基礎的なコツに加え、より実践的なテクニックを取り入れることで、さらに高い効果を期待できます。ここでは、特に重要な3つのテクニックを解説します。

これらのテクニックについて、それぞれ詳しく見ていきましょう。

魅力的な件名にする

件名は、候補者がメールを開封するかどうかを決める最初の判断材料です。件名に工夫を凝らすことで、競合のメールに埋もれることを防ぎ、開封率を大きく向上させることができます。

例えば、「あなたの経験を活かしませんか？」のように特定のスキルや職種に言及したり、「〇〇様にご連絡いたしました」のように候補者の氏名を入れたりすることで、メールを自分ごととして捉えてもらいやすくなります。また、「今後のキャリアについてお話しませんか？」といった件名にすることで、面談へのハードルを下げ、候補者とのカジュアルな対話を促すことができます。これらの工夫は、候補者が「なぜ自分に送られてきたのか」という関心を持ち、メールを開くきっかけになります。

ポジティブワードとNGワードを使い分ける

スカウトメールの文面で使う言葉選びは、候補者の印象に大きな影響を与えます。ポジティブな言葉を使い、否定的な言葉を避けることで、候補者に良い印象を与え、返信率を高めることができます。

ポジティブワードは、活躍、挑戦、やりがい、など、候補者の未来に焦点を当てた言葉です。これらの言葉は、この会社で働くことのメリットや、自身のキャリアアップに繋がるという期待感を抱かせます。一方で、NGワードは人手不足、急募といった、ネガティブな印象を与える言葉です。これらの言葉は、候補者に「大変そうな会社」「誰でもいいのか」という不安を抱かせてしまう可能性があります。

送信者の経歴に沿った内容にする

スカウトメールを送る担当者のプロフィールも、返信率に影響を与えます。特に、候補者と同じ職種や近いキャリアを持つ人が送信することで、候補者は「この人なら自分のキャリアを理解してくれるかもしれない」と感じ、安心して返信しやすくなります。

例えば、エンジニアを採用したい場合、人事担当者だけでなく、現場のエンジニアが直接スカウトメールを送るのも有効な手段です。送信者の経歴を冒頭で簡単に紹介し、候補者との共通点や共感を誘う内容にすることで、メールの説得力は格段に上がります。

スカウトメール作成における3つのチェックポイント

スカウトメールを送信する前に、以下の3つのポイントを必ずチェックしましょう。これらの確認を怠ると、せっかくの努力が水の泡になる可能性があります。

誤字脱字や敬称の間違いがないか

基本的なマナーを欠いたスカウトメールは、候補者に不信感を抱かせ、会社の信頼性を損ないます。送信する前には、誤字脱字や敬称に間違いがないか、丁寧に確認しましょう。特に、候補者の氏名や所属会社名は、一文字でも間違えないように細心の注意を払う必要があります。

一斉送信メールと判断されないか

パーソナライズされていないと感じられるメールは、他の募集案内メールに埋もれてしまい、開封・返信される可能性が低くなります。候補者のプロフィールを具体的に引用し、なぜその人に興味を持ったのかを明確に伝えることで、一斉送信メールではないことを示しましょう。

自社の魅力が伝わるか

候補者がメリットを感じられないメールは、ただの「募集案内」になってしまいます。自社の事業内容やポジションの魅力を一方的に伝えるのではなく、その候補者にとってどのようなメリットがあるかを具体的に提示することで、返信への意欲を高めることができます。

【テンプレート付】スカウトメールの書き方・構成ステップ

魅力的なスカウトメールは、特定の構成に沿って作成することで、誰でも作成することができます。ここでは、候補者の心に響くスカウトメールを作成するための4つのステップと、職種別の例文をご紹介します。

【ステップ1】ターゲットの明確化と件名の作成

まず、どのような人材にアプローチしたいのかを明確にすることから始めます。求めているスキルや経験、人柄などを具体的に洗い出し、その人物像に合わせたペルソナを設定しましょう。このペルソナが明確であればあるほど、響くスカウトメールを作成できます。

そして、そのペルソナに響く「件名」を作成します。件名は、候補者がメールを開くかどうかを決める最初のポイントです。例えば、「〇〇様（候補者名）のキャリアに興味を持ちご連絡いたしました」のように、候補者の名前を件名に入れることで、特別感を演出できます。また、「【△△（職種）】のご経験を活かし、チームをリードしませんか？」のように、職種やキャリアアップの可能性に言及することで、候補者の興味を引きつけ、開封率を高めることができます。さらに、「【スカウト】〇〇（会社名）です。今後のキャリアについてお話しませんか？」のように、スカウトである旨を明記し、面談のハードルを下げてカジュアルな対話を促すことも効果的です。

【ステップ2】共感を呼ぶ冒頭文の作り方

件名で興味を引けたら、次に「なぜあなたにメールを送ったのか」を具体的に伝える冒頭文を作成します。

例えば、「拝啓 〇〇様（候補者名）、株式会社△△の採用担当、□□と申します。〇〇様のプロフィールを拝見し、これまでのご経験とスキルに感銘を受け、ご連絡いたしました」のように、候補者のプロフィールを具体的に引用することで、テンプレートではない、「あなただけ」に向けた特別なメールであることを印象付けます。これにより、候補者はメールを読み進める意欲が高まります。

【ステップ3】「自分ごと」化させる本文の書き方

本文では、候補者が「この会社で働くことは、自分にとってメリットがある」と感じてもらえるように、**「提案ポジション」と「自社の魅力」**を明確に伝えます。

提案ポジションについて、例えば「現在、〇〇様（候補者名）の〇〇（スキル・経験）を活かしていただける、**△△（ポジション名）**を募集しております。このポジションでは、〇〇様の〇〇のご経験を活かし、チームをリードしていただきたいと考えております。」のように、候補者の具体的なスキルや経験に言及しながらポジションを提案することで、その役割を「自分ごと」として捉えやすくなります。

さらに、自社の魅力を伝える際には、**「働き方」「社風」「キャリアパス」**など、候補者が興味を持つであろう情報を簡潔に記載しましょう。例えば、「当社の魅力は、裁量権が大きく、新規事業に積極的に挑戦できる風土です。〇〇様のようなお考えをお持ちの方であれば、入社後も大きなやりがいを感じていただけるかと存じます。」と伝えることで、候補者は自身のキャリアがこの会社でどう展開していくか具体的に想像でき、興味が高まります。

【ステップ4】次のアクションに繋がる結びの文面

メールの最後は、候補者に次の行動を促すような、丁寧で簡潔な言葉で締めくくります。いきなり選考に進むことを強要するのではなく、「まずはカジュアルに、今後のキャリアについてお話しませんか？もしご興味をお持ちいただけましたら、〇〇様のご都合の良い日時をいくつかご返信いただけますと幸いです」のように、「カジュアルな面談」を提案することで、候補者側の心理的ハードルを下げ、返信を促すことができます。

【職種別】今すぐ使えるスカウトメール例文

営業職向けの例文

（本文）
〇〇様の法人営業のご経験と、特に新規顧客開拓における高い実績に感銘を受け、ご連絡いたしました。
現在、弊社では新規事業の責任者候補を募集しており、〇〇様の即戦力となるご活躍を期待しております。

エンジニア職向けの例文

（本文）
〇〇様のPythonを用いたWebアプリケーション開発のご経験と、GitHubでのアウトプットを拝見し、ご連絡いたしました。
弊社では現在、自社プロダクトの開発リーダーを募集しており、〇〇様のような方であれば、技術的な観点から事業を牽引していただけると考えております。

事務職向けの例文

（本文）
〇〇様の幅広い事務業務のご経験と、特に効率化に向けた改善提案のスキルを拝見し、ご連絡いたしました。
弊社では現在、組織全体の業務効率化をミッションとする経営企画アシスタントを募集しており、〇〇様のご経験を存分に発揮していただけると考えております。

【4選】スカウトメールを配信するサービス

スカウトメールを効率的に運用するためには、適切な配信サービスの活用が不可欠です。ここでは、代表的なスカウトサービスを4つご紹介し、それぞれの特徴や活用方法を解説します。

出典：）「共感でつながるビジネスSNS 」Wantedly
出典：）「全国の即戦力が見つかる 」ビズリーチ
出典：）「転職なら【エン転職】 」エン転職
出典：）「転職をカジュアルに 」Green

サービス選定で失敗しないためのポイント

スカウトサービスはそれぞれに強みと弱みがあります。自社の採用課題や求める人材像を明確にした上で、最適なサービスを見極めることが成功の秘訣です。
サービスを選定する際は、いくつかのチェックポイントを総合的に判断することが重要です。まず、ターゲット人材とのマッチ度を確認しましょう。自社が採用したい人材が、そのサービスにどれくらい登録しているかを事前に調査することで、無駄なコストを削減できます。次に、コストパフォーマンスです。月額費用や採用単価などを他サービスと比較し、自社の予算に合っているかを検討しましょう。最後に、使いやすさも重要なポイントです。専任の担当者がつくか、管理画面の操作性はどうかなど、運用がしやすいサービスを選ぶことで、採用活動がスムーズに進みます。これらのポイントを総合的に判断し、最適なサービスを選びましょう。

スカウトメール コツについてよくある質問（FAQ）

スカウトメール コツについてよくある質問をまとめました。

スカウトメールはどんな人に送ると効果的？

即戦力を求める場面や転職潜在層へのアプローチに有効です。ペルソナを具体的に設計してターゲットを明確にしましょう。

返信率を上げるための工夫はある？

「カジュアルにお話しませんか？」といった気軽に返信できる誘い方をすると心理的ハードルが下がります。

NGワードはある？

「急募」「人手不足」などネガティブな印象を与える言葉は避けましょう。ポジティブワードで未来をイメージさせるのが効果的です。

スカウトメール コツのまとめ

いかがでしたでしょうか？本記事では、スカウトメールを効果的に送るためのコツについて紹介しました。

スカウトメールは、件名での工夫や文面の構成、候補者に寄り添ったアプローチが成功の鍵となります。特に「なぜあなたに送ったか」を明確に伝えることで、他の企業との差別化が可能です。また、送信のタイミングや送信者の選定によっても返信率は大きく変わります。

ポイントを押さえれば、候補者に響くスカウトメールを作成することは十分可能です。本記事を参考に、自社の採用活動に活かしいただければ幸いです

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