【2025年最新】人事代行とは？メリット・デメリットから失敗しない選び方まで解説！

近年、「人事代行（アウトソーシング）」という言葉を耳にする機会が増え、導入を検討している採用担当者も多いのではないでしょうか。特に、労働人口の減少や法改正の頻発により、人事部門の業務負担が増大している現代において、人事代行は企業の持続的な成長を支える重要なソリューションとなっています。

本記事では、人事代行の基本から、導入のメリット・デメリット、そして失敗しないための選び方までを網羅的に解説します。この記事を読めば、人事代行の導入検討をスムーズに進めることができるでしょう。

関連動画：採用代行（RPO）完全ガイド｜急拡大の理由と委託できる業務を徹底解説

人事代行（アウトソーシング）とは？注目される背景と目的

「人事代行（人事アウトソーシング）」という言葉を耳にする機会が増え、導入を検討している採用担当者も多いのではないでしょうか。人手不足が加速し、人事部門の業務負担が増大する現代において、人事代行は企業の持続的な成長を支える重要なソリューションとなっています。

しかし、単に業務を外部に丸投げするだけでは、その効果を最大限に引き出すことはできません。

ここでは、人事代行の簡単な説明と、その注目される背景、目的について説明していきます。

人事代行サービスが注目される背景

近年、人事代行サービスへのニーズが高まっている背景には、複数の社会的な要因が絡み合っています。

最大の要因は、少子高齢化に伴う労働力人口の減少です。中小企業庁の調査によれば、多くの企業が人手不足を経営上の課題として挙げており、人事部門も例外ではありません。

限られた人員で膨大な業務をこなす必要があるため、本来注力すべき採用戦略の立案や人材育成といった「コア業務」に割く時間が不足しています。

また、労働関連法の改正も頻繁に行われており、給与計算や社会保険手続きといった「ノンコア業務」は、より複雑化しています。専門知識を持たない担当者にとって、これらの法改正に常に対応し続けることは大きな負担です。

このような背景から、専門的な知識と経験を持つ外部のプロにノンコア業務を委託することで、社内のリソースを最適化しようとする動きが加速しているのです。

人事代行に依頼できる業務の範囲

人事代行サービスに依頼できる業務範囲は多岐にわたります。大きく分けると、以下の4つのカテゴリーに分類できます。

労務管理業務

まず、「労務管理業務」では、入社から退職までの社員のライフサイクルに応じた手続きを代行してもらえます。具体的には、社会保険の手続き、年末調整、雇用契約書の管理などが含まれます。これらの業務は法的な専門知識が必要となるため、社労士などの専門家が在籍するサービスを利用することで、法令遵守を確実にすることができます。

給与計算業務

次に、「給与計算業務」は、毎月の給与計算、賞与計算、住民税の特別徴収を代行してもらえます。

複雑な計算や控除の処理を外部に委託することで、計算ミスや対応漏れのリスクを大幅に削減できます。特に、従業員数が多い企業や、フレックスタイム制など多様な働き方を導入している企業では、大きな負担軽減につながります。

採用・教育業務

「採用・教育業務」は、求人媒体の選定、応募者対応、面接日程の調整、内定後のフォローなど、採用活動全般をサポートを代行してもらえます。

採用代行（RPO）と呼ばれるサービスがこれに該当し、採用のプロが代行することで、採用活動の効率化と質の向上が期待できます。<

制度設計業務

最後に、「制度設計業務」は、人事評価制度や報酬制度、研修プログラムの策定など、より戦略的な人事業務を代行してもらえます。

こちらはコンサルティング要素が強く、企業の経営目標に沿った制度を専門家とともに設計することで、組織の活性化や従業員のエンゲージメント向上を目指します。

人事代行サービスを導入するメリット

人事代行サービスを導入することで、企業は様々なメリットを享受できます。特に、コストの最適化、専門性の活用、そして業務の効率化は、多くの企業が導入を決定する大きな理由となっています。

ここでは、人事代行の代表的な3つのメリットについて詳しく見ていきましょう。

それぞれについて説明していきます。

コスト削減とコア業務への集中ができる

人事代行サービスを導入することで、人件費や採用・教育コストを削減できる可能性があります。

例えば、給与計算や社会保険手続きといったノンコア業務のために専任の人事担当者を雇用する場合、給与や福利厚生、教育費用など多大なコストが発生します。しかし、これらの業務を外部に委託すれば、必要な時に必要な分だけサービスを利用でき、無駄なコストを抑えられます。

コスト削減に加え、人事代行は社内のリソースを最適化し、より戦略的な「コア業務」に集中できる環境を整えます。コア業務とは、企業の成長に直接貢献する採用戦略の策定、人材育成、組織開発、人事評価制度の設計などです。

ノンコア業務に追われていた時間を、これらの重要な業務に振り分けることで、人事部門は企業の経営戦略に深く関与できるようになり、組織全体のパフォーマンス向上に貢献できます。

専門性を活用し法改正に対応できる

労働関連法規は頻繁に改正され、人事担当者は常に最新の情報を把握しておく必要があります。特に給与計算や社会保険手続きは、法令に準拠した正確な対応が求められ、ミスがあれば企業の信用問題に発展しかねません。しかし、自社の人事担当者が常に法改正情報を追いかけるのは容易なことではありません。

人事代行サービスは、その分野の専門家が業務を代行するため、常に最新の法令に基づいた正確な対応が期待できます。社会保険労務士などの専門資格を持つスタッフが在籍しているサービスも多く、複雑な手続きやイレギュラーなケースにもスムーズに対応してくれます。この結果、法令違反のリスクを軽減し、コンプライアンスを強化することができます。

業務の属人化を防ぎ効率化を推進できる

人事部門の業務は専門性が高く、特定の担当者しか内容を把握していない「属人化」が起こりやすい傾向にあります。担当者が休職したり退職したりした場合、業務が滞り、引き継ぎに多大な時間と労力がかかるリスクがあります。

人事代行サービスを利用することで、業務プロセスが標準化され、ブラックボックス化していた業務が明確になります。専門の担当者がチームで業務を遂行するため、特定の個人に依存することなく、安定した業務遂行が可能になります。

また、アウトソーシングによって業務フロー自体を見直すきっかけとなり、より効率的な仕組みを構築できます。

人事代行サービスを導入するデメリット

人事代行サービスには多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。

ここでは、人事代行を導入する際に考慮すべき主な3つのデメリットについて解説します。

それぞれについて説明していきます。

社内にノウハウが蓄積されにくくなる

人事代行サービスに業務を委託することで、社内のノンコア業務に関するノウハウが蓄積されにくくなります。

例えば、給与計算や社会保険手続きといった業務をすべて外部に任せてしまうと、将来的に社内で内製化しようと考えた際に、一から業務プロセスを構築し直す必要が生じる可能性があります。

また、業務に関する問い合わせがあった場合、自社の担当者が即座に回答できず、外部の代行業者に確認する必要があるため、社内での問題解決能力が低下することも考えられます。

情報漏洩のリスクが発生する

人事代行サービスは、従業員の個人情報や給与情報といった機密性の高いデータを扱います。

そのため、外部に委託することで、一情報漏洩のリスクがゼロではないことを理解しておく必要があります。万が一、代行業者のセキュリティ体制に不備があり、情報が流出した場合、企業の信用失墜につながるだけでなく、法的責任を問われる可能性も出てきます。

想定外の対応が難しくなるケースがある

人事代行サービスは、契約で定められた業務範囲に沿ってサービスを提供します。そのため、イレギュラーな事態や契約外の業務が発生した場合、柔軟な対応が難しいケースがあります。

例えば、急な従業員の退職に伴う手続きや、複雑な給与体系への対応など、定型的な業務から外れた場合、一追加費用が発生したり、対応に時間がかかったりすることがあります。また、サービスによっては、メールやチャットでのやり取りが中心で、緊急時に直接担当者と話せない場合もあるため、コミュニケーションにストレスを感じる可能性もあります。

失敗しない人事代行サービスの選び方

人事代行サービスの導入を成功させるためには、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことが最も重要です。

数多くのサービスの中から最適なものを見つけるために、以下の4つのポイントをチェックしましょう。

それぞれについて説明していきます。

依頼したい業務範囲を明確にする

サービス選定の第一歩は、「何をどこまで外部に委託したいのか」を明確にすることです。

まずは、現在の人事業務を洗い出し、コア業務とノンコア業務に分類しましょう。次に、ノンコア業務の中で、どの業務をアウトソーシングしたいのかを具体的にリストアップします。例えば、「毎月の給与計算だけを委託したい」「社会保険手続きも含めて一括で任せたい」「採用活動もサポートしてほしい」など、具体的な要望を整理します。

この作業を行うことで、必要な業務範囲をカバーしているサービスを絞り込むことができます。また、将来的に業務範囲を拡大する可能性がある場合は、拡張性についても考慮しておくことが重要です。多くのサービスは、基本プランに加えてオプション業務を提供しているため、自社の成長に合わせて柔軟にサービス内容を変更できるかどうかも確認しましょう。

セキュリティ対策と実績を確認する

前述の通り、人事代行サービスは機密情報を扱うため、セキュリティ対策が何よりも重要です。契約前に、以下の点について必ず確認しましょう。

また、過去の実績が豊富かどうかも重要な判断基準です。特に、自社と同じ業種や規模の企業との取引実績があるかを確認することで、そのサービスが自社の課題を理解し、適切な対応をしてくれるかどうかを判断できます。サービスによっては、ウェブサイトで導入事例を公開している場合もあるため、参考にしてみると良いでしょう。

自社システムとの連携可否や柔軟性を確認する

すでに自社で勤怠管理システムや人事管理システムを導入している場合、アウトソーシング先がそのシステムに対応しているかを確認しましょう。システム連携がスムーズに行えない場合、手作業でのデータ連携が必要となり、かえって業務効率が低下する可能性があります。
API連携やCSVによるデータ連携など、連携方法についても具体的に確認しておくことが大切です。

また、自社の独自の業務フローやルールに、どれだけ柔軟に対応してくれるかも確認しておきましょう。定型的な業務だけでなく、イレギュラーな事態が発生した際に、迅速かつ的確な対応を期待できるサービスを選ぶことが、長期的なパートナーシップを築く上で不可欠です。

担当者とのコミュニケーション方法を確認する

人事代行サービスは、外部のパートナーとして密な連携が求められます。そのため、担当者とのコミュニケーションが円滑に行えるかどうかは、導入成功の鍵となります。契約前に、どのようなコミュニケーション手段（電話、メール、チャットなど）が用意されているか、レスポンスの速さはどの程度かを確認しましょう。

可能であれば、実際に担当者と話す機会を設けることをおすすめします。担当者の専門性や対応の丁寧さ、こちらの質問に対する理解度などを直接確かめることで、サービス導入後のミスマッチを防ぐことができます。

おすすめの人事代行サービスをタイプ別に紹介

ここでは、さまざまな企業のニーズに応えるため、代表的な人事代行サービスをタイプ別に紹介します。自社の課題や目的に合わせて、最適なサービスを見つけるための参考にしてください。

それぞれについて説明していきます。

採用活動に特化した採用代行（RPO）サービス

採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）は、人事代行の中でも特に採用活動に特化したサービスです。

求人媒体の選定、応募者対応、面接日程調整など、採用に関わるノンコア業務を一括して委託することで、採用担当者は候補者とのコミュニケーションや採用戦略の立案といったコア業務に集中できます。採用ノウハウが不足している企業や、採用人数が多い企業に特に有効です。

特定業務に特化したサービス

特定の業務のみを委託したい企業や、コストを抑えたい企業には、専門特化型のサービスが適しています。

特に、給与計算や社会保険手続きは定型的な業務が多いため、アウトソーシングの効果を実感しやすいでしょう。専門特化型サービスは、特定の分野に深い専門知識を持つため、正確で迅速な対応が期待できます。

給与計算や労務管理全般に対応した総合型サービス

総合型サービスは、給与計算、社会保険手続き、入社・退社手続きなど、人事労務業務全般をワンストップで委託したい企業におすすめです。

複数の業務をまとめて依頼することで、管理が簡素化され、効率的な運用が期待できます。多くのサービスが社会保険労務士などの専門家と連携しており、法令遵守の観点からも安心です。

大企業向けサービス

大企業は、従業員数が多く業務が複雑化しやすいため、大規模な人事代行サービスが求められます。これらのサービスは、高度なセキュリティ対策、基幹システムとの連携、全国拠点での対応など、大企業のニーズに応えるための機能や体制を整えています。

人事代行サービス導入の成功事例【3選】

人事代行サービスを導入することで、どのような成果が得られるのでしょうか。ここでは、具体的な3つの事例を通して、その効果をより深く理解していきましょう。

組織作りに成功した事例

株式会社ウィークデーでは、会社の成長に伴って「組織作り」課題の一つでした。そこで、株式会社uloqoを導入し、人事領域及びバックオフィス領域全般を委託しました。

導入後は、役員や現場メンバーとも直接コミュニケーションをとり、きめ細やかなサポーターのもと、組織作りを実現しました。

コスト削減を実現した事例

株式会社スペースシフトでは、人事労務を担当する社員が1名しかおらず、業務の属人化とコストが課題となっていました。そこで、人事労務アウトソーシングサービス「税理士法人Bricks＆UK」を導入し、給与計算や年末調整といった業務を委託することにしました。

導入後、新規事業への投資に回すことができました。

急な退職者の発生に対応した事例

株式会社デジタルキューブでは、人事労務を担当していたベテラン社員が急遽退職することになり、後任の担当者は経験が浅く、専門性の高い業務を急に引き継ぐことが困難な状況でした。
このような事態に備えて、以前から検討していたまるごと人事を緊急で導入しました。
導入後は、すぐに専門の担当者が任命され、滞りなく業務が遂行されました。

人事代行についてよくある質問（FAQ）

人事代行についてよくある質問をまとめました。

契約後、すぐに業務を開始できる？

導入までにかかる期間は、代行業者や依頼する業務範囲によって異なります。一般的には、数週間から数ヶ月かかる場合があります。事前の打ち合わせで、業務フローの確認や情報共有を行う必要があります。

個人情報や機密情報の管理は安全？

多くの代行業者は、情報セキュリティに関する認証（ISMSなど）を取得し、厳重な管理体制を敷いています。しかし、契約前にセキュリティ対策や情報漏洩時の対応について、しっかり確認しておくことが大切です。

自社の業務フローに合わせた対応は可能？

多くの代行業者は、ある程度の柔軟性を持って対応してくれますが、イレギュラーな業務や特殊なフローには、追加費用が発生したり、対応が難しいケースもあります。契約前に、自社の業務フローを詳細に伝え、どこまで対応可能かを確認しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？本記事では、人事代行（アウトソーシング）について、その概要からメリット・デメリット、そしてサービスの選び方まで詳しく解説しました。

人事代行サービスは、企業のコア業務への集中を可能にし、専門性の活用やコスト削減に大きく貢献します。一方で、ノウハウの蓄積や情報漏洩のリスクといったデメリットも存在します。これらのメリット・デメリットを理解した上で、自社の課題や目的に合わせてサービスを選定することが重要です。

本記事を参考に、自社に最適な人事代行サービスを見つけ、人事部門の業務効率化と企業の成長を実現してください。

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