採用代行に依頼できる8つの業務｜代行会社の料金、選び方を解説！

採用活動は企業の成長を左右する重要なプロセスですが、その負担やリソースの確保に悩む企業も少なくありません。

そんな中、専門家にアウトソーシングする「採用代行サービス」が注目を集めています。
人材の確保を効率化し、より戦略的な採用活動を実現するためのパートナーとして、採用代行サービスがどのように役立つのか、そのメリットと成功のポイントについて詳しく解説します。

採用代行（RPOとは）

採用代行（Recruitment Process Outsourcing）とは、企業が自社の採用活動の一部または全部を外部の専門業者に委託するサービスです。企業は、自社のリソースや時間を節約しつつ、効果的な人材採用を行うために採用代行を活用します。

採用代行サービス（RPO）が求められる背景

採用代行サービスが求められる背景として以下3点が挙げられます。

それぞれについて詳しく解説します。

人材市場の変化と競争の激化

現代の人材市場は、技術革新やグローバル化により急速に変化しています。
企業は、優秀な人材を確保するために他社と熾烈な競争を繰り広げており、特に専門職や高度なスキルを持つ人材の争奪戦が激化しています。

このような競争環境下で、迅速かつ効果的に適切な人材を採用することが求められています。
特に、新興技術やデジタル化の進展に伴う新しい職種やスキルセットのニーズに対応する際に有効です。

採用プロセスの複雑化

現代の採用プロセスは非常に複雑で、従来の方法では対応しきれないことが増えています。複数のステップを経る選考プロセスや、多様な候補者への対応、法律や規制への準拠など、管理すべき事項が増えています。

RPOサービスは、これらの複雑なプロセスを専門的に管理し、適切な手法で採用活動を行います。

採用リソースの不足

特に中小企業や急成長中の企業では、専任の採用チームを持たないことが多く、採用活動が手薄になりがちです。また、採用のピーク時には、既存のリソースでは対応が難しい場合があります。

RPOを導入することで、企業は自社のリソースに不足があっても、専門家のサポートを得て効果的な採用活動を展開できます。

採用代行のメリット

採用代行のメリットは以下3つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

専門知識を活用できる

採用代行サービスは、採用に特化した専門家が揃っており、最新の採用手法やツールを駆使して、迅速かつ効果的に候補者を探し出します。
企業の採用プロセスが効率化され、採用までのリードタイムが短縮されます。

コストを削減できる

採用代行は、リソースの最適化により、無駄なコストを削減します。例えば、広告費の最適化、スクリーニングプロセスの効率化などが挙げられます。
企業が自力で採用を行うよりも、長期的にはコストを抑えることが可能です。

優秀な候補者へアクセスできる

採用代行業者は、多様な候補者プールやネットワークを持っており、企業単独ではアクセスしにくい優秀な人材にアプローチできます。
特に、専門スキルを持つ人材を探す際に有効です。

採用代行のデメリット

一方で、採用代行にはデメリットもあります。デメリットは以下3つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

採用代行費用がかかる

採用代行を導入する際のコストは、短期的には高くつくことがあります。
特に、中小企業にとっては初期投資や継続的な費用が負担となる可能性があります。

採用ノウハウが蓄積されにくい

採用代行に過度に依存することで、企業内での採用ノウハウが蓄積されず、長期的には自社での採用力が低下する可能性があります。

また、業者に依存することで、採用のコントロールを失うリスクもあります。

認識のズレが生じる可能性がある

採用代行業者と企業の間で適切なコミュニケーションが取れない場合、意思疎通の齟齬が生じる可能性があります。
その結果、採用プロセスに遅れが生じたり、期待した結果が得られないことがあります。

業務内容

採用代行サービスを利用する際、以下の9種類の業務を依頼することが可能です。

それぞれについて詳しく解説します。

1.母集団形成

企業が求める人材の具体的なスキルセット、経験、性格特性などを定義します。
採用代行業者は、企業の人事担当者と協力して、詳細な求人要件を作成し、それに基づいて候補者を探します。

2.採用計画の策定

採用代行業者は、企業の採用ニーズに基づき、採用人数、スケジュール、予算などを含む詳細な採用計画を策定します。

3.求人広告掲載

求人広告の作成から掲載までを代行します。企業の要件に基づいた魅力的な広告を作成し、最適な求人媒体に掲載する業務を担当します。

4.応募者の管理

応募者の情報を一元管理し、進捗状況を追跡します。応募者データベースの維持や候補者とのコミュニケーションも含まれます。

5.書類選考・面接代行

履歴書や職務経歴書の書類選考から、初期面接の実施までを代行します。企業が求める条件に基づき、適切な候補者を選定します。

6.スカウトメール作成・送信

求める人材に対して、ターゲットを絞ったスカウトメールを作成し、送信する業務を代行します。パッシブな候補者へのアプローチに有効です。

7.説明会やイベントの実施

企業の採用説明会やイベントの企画、運営を代行します。会場手配や資料作成、進行管理なども含まれます。

8.内定フォローアップ

内定後のフォローアップを行い、候補者が入社するまでのプロセスをサポートします。これにより、内定辞退のリスクを減らします。

■採用業務委託について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください！
採用業務委託とは？業務内容やサービス選定方法、委託の流れを解説！

採用代行の料金システム

採用代行の料金システムは大きく分けて以下の3つに分類されます。

それぞれについてメリットも踏まえて詳しく解説します。

月額一律料金型

企業は毎月一定の料金を支払うことで、採用代行業者のサービスを利用できます。通常、契約期間中に何人採用しても料金が変わらないのが特徴です。

メリット

月額が固定されているため、予算内での運用が可能です。また、長期契約の場合、戦略的な採用計画を立てやすいでしょう。

従量課金型

採用活動にかかった実際の作業量や成果に応じて料金が発生する仕組みです。例えば、面接の回数や応募者管理の件数などに応じた課金が行われます。

メリット

採用活動が少ない場合、その分費用を抑えられるため、効率的なコスト管理が可能です。
また、必要なサービスだけを利用できるため、状況に応じた柔軟な運用ができます。

料金相場は月額制と従量課金制で大きく異なることはありません。しかし、採用規模、採用職種、委託する業務により料金が大きく変動するため、詳しく解説します。

成果報酬制

採用が成功した場合にのみ料金が発生する仕組みです。採用が決定した際に一定の報酬を支払う方式が一般的です。

メリット

採用が成功しなかった場合、費用が発生しないため、無駄なコストを避けられます。

■採用代行の料金相場について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください！
【5分で分かる】採用代行とは？費用、メリデメ、委託可能な業務を解説

選ぶ際のポイント

では、どの採用代行サービスを選べばいいのでしょうか。選ぶ際のポイントは以下5つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

サービスの提供範囲を確認する

採用代行サービスが提供する業務の範囲を確認します。企業のニーズに応じて、採用プロセス全体を代行してもらうのか、特定の部分のみをサポートしてもらうのかを明確にすることが重要です。

確認事項

求人要件の定義や採用計画の策定が可能か。
母集団形成から内定フォローアップまで一貫してサポートしているか。
必要に応じてカスタマイズされたサービスを提供できるか。

柔軟なサービス提供をしてくれるか確認する

企業の独自のニーズに応じてサービスをカスタマイズできるかを確認します。企業ごとに異なる採用方針やカルチャーに合わせたサービス提供が求められます。

確認事項

採用プロセスや求人要件に応じた柔軟なサービスが提供されるか。
企業のブランドイメージや採用方針に合わせたサポートが可能か。

実績と経験があるか確認する

採用代行業者の実績と業界経験は、サービスの質を判断する上で重要な指標となります。特に、自社の業界や職種において実績があるかどうかを確認します。

確認事項

同業界または同職種での採用実績はどの程度か。
顧客企業の事例や成功事例を持っているか。
過去の顧客の満足度や評価がどうか。

料金体系が適切か確認する

料金体系が企業の予算に合っているかを確認します。月額一律料金型、従量課金型、成果報酬制のどれが適しているか、また追加費用の有無も重要なポイントです。

確認事項

料金体系が明確か。
追加費用が発生する条件が明示されているか。
コストパフォーマンスが良いか。

評判と信頼性があるか確認する

業者の評判や信頼性を調査し、信頼できるパートナーかどうかを判断します。口コミや第三者機関の評価なども参考になります。

確認事項

他の企業からの評判や口コミが良いか。
第三者機関からの評価や認定を受けているか。
過去に問題やトラブルがないか。

依頼する際の注意点

最後に採用代行サービスを依頼する際の注意点について詳しく解説します。注意点は以下4つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

ニーズと目標の明確化する

まず、自社の採用ニーズと目標を明確にし、それに合った採用代行サービスを選ぶことが重要です。目標が曖昧なままだと、期待通りの成果が得られない可能性があります。

必要な人材像や採用人数、期間などを事前に整理し、代行業者に伝えましょう。

自社カルチャーを十分に理解する

採用代行業者が自社の企業カルチャーを十分に理解していない場合、企業に適合しない人材を採用するリスクがあります。

事前に自社のミッション、ビジョン、バリュー、文化について業者に詳しく説明しましょう。

長期的なパートナーシップを築く意識を持つ

短期的な成果のみを追求すると、長期的な採用戦略や企業の成長に繋がらない場合があります。

定期的な見直しや改善提案を業者と共に行い、継続的な関係を維持することが重要です。

コミュニケーションを徹底する

採用代行業者とのコミュニケーションが不足すると、認識のズレが生じ、期待通りの結果が得られないリスクがあります。

定期的なミーティングや進捗報告を設定し、情報共有を徹底しましょう。不明点や懸念点があれば、早期に業者に相談し、問題を解決することが重要です。

まとめ

適切な採用代行サービスを選ぶことで、採用プロセス全体をスムーズに進め、優秀な人材を迅速に確保することができます。
成功するためには、自社のニーズを明確にし、業者とのコミュニケーションを密にし、サービス内容や契約条件を慎重に確認することが重要です。

採用代行を上手に活用することで、企業の成長を支える質の高い人材の獲得を実現しましょう。