【業務効率化】新卒採用代行を導入すべき？メリット・デメリットからおすすめサービスまで解説！

インターネットやSNSの普及により、学生が企業情報を得る手段が増え、企業側も多角的なアプローチが求められるようになりました。従来の採用活動では、「業務が複雑化してリソースが足りない」「どうすれば効率化できるかわからない」と不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか？
そこで本記事では、新卒採用を成功させるためのソリューションとして注目されている「採用代行」に焦点を当て、その概要や導入のメリット・デメリット、サービス選定のポイントまで網羅的に解説していきます。

新卒採用代行（RPO）とは？基礎知識を徹底解説

採用手法が多様化し、企業の人事担当者の業務負担が増加する中で、RPOの導入を検討する企業が増えています。

この章では、新卒採用代行の基本的な知識を詳しく解説していきます。

新卒採用代行（RPO）が注目される背景

近年、新卒採用市場は大きな変化に直面しています。インターネットやSNSの普及により、学生が企業情報を得る手段は増え、企業側も多角的なアプローチが求められるようになりました。従来の「マイナビ」「リクナビ」といったナビサイトに加えて、ダイレクトリクルーティングや採用広報、SNS採用など、採用チャネルは多様化の一途をたどっています。

これにより、人事担当者の業務は複雑化・多忙化しています。採用戦略の立案、媒体選定、広報コンテンツ作成、応募者管理、説明会運営、面接調整、内定者フォローなど、やるべきことは山積みです。

特に新卒採用は、中途採用とは異なり、長期にわたる計画的な活動が求められるため、これらの業務をすべて社内で完結させるのは容易ではありません。
このような背景から、採用業務の効率化と専門性の向上を目指す企業にとって、新卒採用代行は不可欠なソリューションとなりつつあります。専門業者に委託することで、社内のリソースを有効活用し、より戦略的な採用活動に注力できるのです。

新卒採用代行で委託できる業務範囲

新卒採用代行サービスで委託できる業務は多岐にわたります。企業の課題やニーズに応じて、必要な業務をピンポイントで依頼することも、採用活動全体を包括的に任せることも可能です。

これらの業務を外部に委託することで、人事担当者は候補者とのコミュニケーションや面接など、より本質的な「コア業務」に集中できるようになります。

新卒採用代行を導入する【3つのメリット】

新卒採用代行を導入することで、様々なメリットがあります。

ここでは、特に重要な3つのメリットについて詳しく解説します。

人事担当者の負担軽減とコア業務への集中

新卒採用活動は、年間を通して多岐にわたる業務を伴います。特に、応募者管理、面接日程の調整、合否連絡といった事務作業は、多くの時間と労力を要する「ノンコア業務」です。これらの業務が採用担当者のリソースを圧迫し、本来注力すべき戦略立案や学生とのコミュニケーションがおろそかになってしまうケースは少なくありません。

採用代行サービスを導入することで、これらのノンコア業務を専門業者に一任できます。これにより、人事担当者は、学生との面接や面談、内定者フォロー、入社後の受け入れ準備など、より付加価値の高い「コア業務」に集中できるようになります。結果として、採用の質が向上し、学生一人ひとりと向き合う時間を確保できるため、内定承諾率の向上にも繋がります。

プロの知見活用による採用活動の質向上

新卒採用市場は常に変動しており、最新のトレンドや学生のニーズを把握し続けることは容易ではありません。採用代行サービスは、採用のプロフェッショナルが培ってきた豊富なノウハウと実績を持っています。これにより、企業は自社だけでは得られない専門的な知見を活用できます。

たとえば、効果的な求人媒体の選定、学生の心を掴むスカウト文面の作成、歩留まりを改善するための選考プロセス設計など、専門的な視点から採用活動全体を最適化できます。

また、採用活動のデータ分析を通じて、潜在的な課題を発見し、客観的な視点から改善提案を受けることも可能です。自社の採用活動を外部のプロに「診断」してもらうことで、これまで気づかなかった弱点や改善点を発見できるでしょう。

採用コストの削減とROI（投資対効果）の最大化

一見、採用代行に費用を支払うことでコストが増加するように思えるかもしれません。しかし、長期的に見ると、採用代行はコスト削減とROI（投資対効果）の最大化に貢献します。

採用担当者がノンコア業務に追われることで、本来のコア業務に割くべき時間が失われます。これにより、採用活動が非効率になり、結果として採用目標を達成できなかったり、新たな採用コストが発生したりする可能性があります。採用代行を利用すれば、採用担当者の人件費をより生産的な活動に振り向けることができるため、全体的なコスト効率が向上します。

また、プロのノウハウを活用することで、無駄な媒体費用を削減したり、早期離職を防ぐための適切な採用活動ができたりするため、結果的に一人あたりの採用単価が下がることも期待できます。このように、採用代行の費用は単なる支出ではなく、「採用活動の効率と質を高めるための投資」と捉えることが重要です。

新卒採用代行を導入する際の【3つのデメリット】と対策

新卒採用代行は多くのメリットをもたらしますが、一方でいくつかのデメリットも存在します。

ここでは、新卒採用代行を導入する際の3つの主なデメリットと、その対策について解説します。

社内にノウハウが蓄積されにくい

採用代行サービスは、採用活動のプロが持つ専門的なノウハウを活用できるのが大きな魅力です。しかし、その反面、自社で採用活動を行わないため、担当者や組織に採用の知識や経験が蓄積されにくいというデメリットがあります。将来的に採用代行に頼らず自社で採用活動を行いたい場合や、事業拡大に伴い内製化を進めたい場合には、このノウハウ不足が課題となる可能性があります。

【対策】 ベンダー任せにせず、定期的なミーティングを通じて採用活動の進捗や結果を共有してもらう体制を構築しましょう。また、どの業務を代行してもらい、どの業務は内製するかを明確に決めておくことも重要です。例えば、書類選考や日程調整といったノンコア業務は代行に任せ、面接や採用戦略の立案といったコア業務は社内で行うことで、ノウハウを蓄積しながら効率化を図ることができます。

ベンダーとの認識のズレによるミスマッチのリスク

採用代行サービスに依頼する際、自社が求める人物像や採用のゴール、企業文化といった重要な情報がベンダーに正しく伝わらないと、期待した成果が得られないだけでなく、採用のミスマッチが発生するリスクがあります。
特に新卒採用においては、学生が企業の雰囲気や価値観を重視する傾向にあるため、このリスクはより顕著になります。

【対策】 サービスの開始前に、自社の採用課題、求める人物像、企業理念、カルチャーなどを言語化し、ベンダーと密にコミュニケーションをとることが不可欠です。キックオフミーティングで詳細なすり合わせを行い、その後も定期的な進捗報告会を設定するなど、密なコミュニケーションを継続しましょう。また、ベンダーに自社のオフィスを見学してもらったり、社員と交流する機会を設けたりすることで、より深い理解を促すことができます。

委託範囲外の業務工数が増える可能性

採用代行サービスは、契約で定められた業務範囲のみを遂行します。そのため、委託範囲が明確でないと、結果的に社内の担当者の業務が増えてしまうことがあります。例えば、「応募者管理」を委託したものの、特定のケースでベンダーから問い合わせが頻繁に発生し、その対応に時間を取られる、といった事態が起こり得ます。

【対策】 契約前に、どの業務をどこまで依頼するのか、その業務範囲を具体的に明確に定義しましょう。また、イレギュラーな事態が発生した場合の対応フローについても事前に取り決めておくことが重要です。ベンダーと綿密なすり合わせを行い、お互いの役割と責任範囲を明確にすることで、スムーズな連携が可能となり、想定外の業務増加を防ぐことができます。

新卒採用代行サービスを選ぶ際の【必見】5つのポイント

新卒採用代行サービスは数多く存在し、それぞれに特徴や強みがあります。自社に最適なサービスを選ぶためには、闇雲に比較するのではなく、いくつかの重要なポイントを押さえることが不可欠です。

この章では、新卒採用代行サービスを選ぶ際に特に重視すべき5つのポイントについて解説します。

自社の課題と目的を明確にする

採用代行サービスを選ぶ前に、まずは自社の新卒採用における課題を洗い出し、サービス導入の目的を明確にしましょう。漠然と「採用を効率化したい」と考えるのではなく、「母集団形成がうまくいかない」「面接日程調整に時間がかかっている」「内定辞退率が高い」といった具体的な課題を特定することが重要です。

目的が明確になれば、それに合ったサービスが見つけやすくなります。例えば、母集団形成に課題があるなら、スカウト代行や広報に強みを持つサービスが適しています。事務作業の効率化が目的であれば、応募者管理や日程調整に特化したサービスが選択肢となります。

実績と得意分野を確認する

各採用代行サービスには、それぞれ得意な分野があります。サービスを選ぶ際は、自社と同業種・同規模の企業の採用実績があるか、得意な採用手法は何かを確認しましょう。

実績や得意分野を確認することで、自社のニーズに合致した専門性の高いサービスを見つけやすくなります。ホームページの導入事例をチェックしたり、問い合わせ時に具体的な実績を尋ねたりして、サービスの信頼性を確かめましょう。

サポート体制とコミュニケーション頻度をチェック

採用代行は、単に業務を丸投げするのではなく、ベンダーと協力して採用活動を進める「伴走型」のサービスです。そのため、スムーズな連携と密なコミュニケーションが不可欠となります。

導入後のミスマッチを防ぐためにも、契約前の段階でサポート体制やコミュニケーションの方法について具体的に確認しておくことが重要です。

料金体系と費用対効果を比較する

新卒採用代行の料金体系は、従量課金型や月額固定型など様々です。自社の予算や採用計画に合わせて、最適な料金体系を選ぶ必要があります。
複数のベンダーから見積もりを取り、料金を比較するだけでなく、その料金でどのようなサービスが受けられるのか、費用対効果（ROI）を冷静に分析しましょう。「料金が安いから」という理由だけで選ぶのではなく、期待される効果（採用目標人数、工数削減効果など）とコストが見合っているかを判断することが大切です。

委託可能な業務範囲と柔軟性を確認する

サービスによって、委託できる業務範囲は異なります。一部の業務だけをスポットで依頼したいのか、それとも採用活動全体を包括的に任せたいのか、自社のニーズに合った業務範囲をカバーしているかを確認しましょう。
また、採用活動の途中で状況が変わることもあります。その際に、委託範囲の変更や追加依頼に柔軟に対応してくれるかどうかも重要なポイントです。サービスの柔軟性を確認することで、予期せぬ事態にも対応できる安心感を得られます。

新卒採用代行の導入から活用までの流れ

新卒採用代行の導入は、いくつかのステップを踏んで進めることで、より成功確率が高まります。

ここでは、サービス導入を検討し始めてから、実際に活用するまでの一般的な流れを解説します。

1. 導入前の準備：課題と目的の言語化

まず、新卒採用代行を導入する「理由」と「目的」を明確にします。人事担当者の工数削減、採用目標人数の達成、採用ブランディングの強化など、具体的な目標を設定しましょう。この段階で、社内の関係部署（現場部門の管理職など）とも連携し、共通の認識を持つことが重要です。

2. ベンダー選定：複数のサービスを比較検討

次に、複数の採用代行サービスを比較検討します。資料請求や問い合わせを行い、サービス内容、料金体系、実績、サポート体制などを確認します。この際、前述の「5つのポイント」を参考に、自社に最適なベンダーを絞り込みましょう。必要に応じて、無料相談やトライアルを利用することも有効です。

3. 運用開始：キックオフと定期的な情報共有

ベンダーを決定したら、契約を締結し、プロジェクトのキックオフミーティングを実施します。この場で、採用目標、求める人物像、スケジュール、役割分担、コミュニケーション方法などを詳細にすり合わせます。運用開始後は、定期的なミーティングや日々の連絡を通じて、ベンダーと密に連携をとりながら採用活動を進めます。

4. 効果測定と改善：KPIに基づいた評価とフィードバック

採用活動中は、設定したKPI（重要業績評価指標）に基づいて、進捗を定期的に確認します。応募者数、選考通過率、内定承諾率などのデータを分析し、ベンダーと連携して課題があれば改善策を講じます。採用活動が終了した後も、振り返りを行い、次年度の採用計画に活かしましょう。

【新卒向け】おすすめ採用代行サービス5選

新卒採用代行サービスは、それぞれに強みや得意分野が異なります。ここでは、新卒採用に特化している、または新卒採用実績が豊富な代表的なサービスを5つピックアップしてご紹介します。各サービスの特徴を比較し、自社のニーズに合ったものを見つける参考にしてください。

株式会社uloqo

出典：）「株式会社uloqo 公式サイト 」
株式会社uloqoは、新卒採用から中途採用まで、企業の採用活動を包括的に支援するサービスを提供しています。特に、採用戦略の立案から実行、運用まで一貫してサポートすることで、企業の採用力を根本から向上させることを得意としています。

CASTER BIZ recruiting（株式会社キャスター）

出典：）「CASTER BIZ recruiting 公式サイト 」
CASTER BIZ recruitingは、オンラインアシスタントサービス「CASTER BIZ」で培ったノウハウを活かし、採用業務をオンラインでアウトソースできるサービスです。採用担当者の右腕として、日程調整や書類対応など、ノンコア業務を効率的に代行します。

採用代行（RPO）サービス（株式会社ネオキャリア）

出典：）「ネオキャリア 採用代行（RPO）サービス 公式サイト 」

株式会社ネオキャリアは、新卒・中途・アルバイトなど、幅広い採用領域でサービスを提供している大手人材サービス企業です。長年の実績と豊富なノウハウを活かし、採用戦略の設計から個別業務の代行まで、企業の多様なニーズに対応できる柔軟なサービスが強みです。

人事ライト（株式会社アールナイン）

出典：）「人事ライト 公式サイト 」
人事ライトは、採用業務に特化したアウトソーシングサービスです。専任の担当者がつくことで、企業の採用活動を効率的にサポートします。特に「必要な時に必要な業務を依頼できる」柔軟性が特徴で、突発的な業務増加にも対応可能です。

採用アウトソーシング（RPO）支援（株式会社リンクアンドモチベーション）

出典：）「リンクアンドモチベーション 採用アウトソーシング 公式サイト 」
株式会社リンクアンドモチベーションは、企業の組織・人事コンサルティングに強みを持つ企業です。採用アウトソーシングサービスでも、採用活動の「プロセス」だけでなく、「組織」の観点から採用課題を解決することを目指しています。

新卒採用代行を成功させるための注意点

新卒採用代行は非常に便利なサービスですが、ただ依頼するだけでは最大の効果は得られません。導入を成功させ、期待した成果を出すためには、いくつかの重要な注意点を押さえておく必要があります。

ここでは、採用代行を効果的に活用するために企業が意識すべき3つのポイントを解説します。

代行業者に任せきりにしない

採用代行は、あくまで企業の採用活動を「支援」するサービスです。すべての業務を丸投げし、結果だけを待つ姿勢では、成功は難しいでしょう。委託した業務がスムーズに進んでいるか、選考の質は保たれているかなど、進捗を定期的に確認し、積極的に関与することが重要です。
特に、面接や応募者との直接的なコミュニケーションは、代行業者ではなく自社の社員が行うべき「コア業務」です。候補者一人ひとりと丁寧に向き合い、自社の魅力を伝えることで、内定承諾率や入社後の定着率向上につながります。

情報の連携体制を密にする

採用代行を成功させるには、ベンダーとの密なコミュニケーションが欠かせません。採用市場のトレンドや、学生の反応、選考プロセスの課題など、リアルタイムな情報を共有できる体制を構築することが重要です。
定期的なミーティングの設定: 毎週または隔週で進捗報告会を行い、現在の状況や課題を共有します。
チャットツールの活用: SlackやChatworkなどのツールを活用し、日常的な疑問や進捗状況をタイムリーに確認できる環境を整えます。
こうした密な連携は、ベンダーの業務効率を高めるだけでなく、ミスマッチの防止にもつながります。

自社の採用ブランディングを明確に伝える

採用代行業者は、企業の「顔」として学生と接することになります。そのため、自社がどのような会社で、どのような人材を求めているのか、採用ブランディングを明確に伝えることが不可欠です。
事前に、会社のビジョン、ミッション、社員の行動規範、職場の雰囲気などを言語化し、ベンダーと共有しておきましょう。これにより、ベンダーは企業の魅力を正確に学生に伝え、カルチャーフィットする人材を効率的に見つけることができます。

新卒採用代行についてよくある質問（FAQ）

新卒採用代行について、よくある質問をまとめました。

新卒採用代行は、中途採用にも使える？

はい、利用可能です。新卒採用代行の多くは、中途採用やアルバイト採用にも対応しています。各社の得意分野やサービス範囲を確認し、自社の採用課題に合ったサービスを選ぶことが重要です。

どの業務を依頼できる？

採用計画の立案から母集団形成、応募者管理、内定者フォロー、採用広報まで、幅広い業務を委託できます。企業はノンコア業務を代行サービスに任せることで、面接や戦略立案といったコア業務に集中できます。

採用代行を利用すると、本当にコストは下がる？

短期的には費用が発生しますが、長期的にはコスト削減に繋がる可能性があります。採用担当者の人件費をより生産的な活動に振り向けたり、プロのノウハウで採用活動が効率化されたりすることで、結果的に一人当たりの採用単価が下がることも期待できます。

採用代行を選ぶ際のポイントは？

自社の課題や目的を明確にした上で、実績や得意分野、サポート体制を確認することが重要です。また、料金体系や費用対効果を比較し、委託したい業務範囲を柔軟にカバーできるかどうかもチェックしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？本記事では、新卒採用における業務負担の軽減や採用活動の質向上に貢献する「採用代行（RPO）」について、その基礎知識から導入のメリット・デメリット、サービス選定のポイント、おすすめのサービスまでを解説しました。
新卒採用代行を活用することで、人事担当者はノンコア業務から解放され、学生とのコミュニケーションや面接といった、より本質的なコア業務に集中できるようになります。これにより、採用の質が向上し、内定承諾率や入社後の定着率アップにも繋がるでしょう。
新卒採用を成功させるためには、代行サービスに全てを任せるのではなく、自社の課題や目的を明確にした上で、ベンダーと密に連携を取り、二人三脚で進めていくことが重要です。
ぜひ本記事を参考にしてください。